CASE

Thuiszorgorganisatie ontbureaucratiseert

HET SLIMMER MAKEN VAN ADMINISTRATIEVE PROCESSEN BRENGT RUST, OVERZICHT EN VOORAL: TIJDWINST.

In de zorg verwijst de term ontbureaucratiseren naar het terugdringen van administatieve last voor medewerkers, in zowel het primaire zorgproces als daaromheen. Zodat medewerkers tijd vrij krijgen om te doen waar ze goed in zijn: leveren van 'handen aan het bed'. En in deze tijd van arbeidsmarktkrapte is dat hard nodig.

Landelijk gaat veel aandacht uit naar het 'ontregelen' van de zorg, maar zorginstellingen hebben zelf ook complexe en vaak overbodige procedures en werkwijzen laten ontstaan. En ondertussen is eigenlijk niet meer duidelijk 'waarom we doen wat we doen'. BCE brengt in kaart, lost de quick wins op waar mogelijk en zoekt de scherpte van fundamentele veranderingen in werkwijze en -processen op waar nodig.

Bij deze thuiszorgorganisatie werd de onnodige complexiteit van een groot aantal administratieve processen dagelijks ervaren. Te veel fouten, dubbel werk en onnodige tijdsbesteding zijn het gevolg. Terwijl ieder uur dat niet aan zorgtaken kan worden besteed wordt ervaren als verlies.

BCE heeft in een korte periode bij de teams geïnventariseerd welke administratieve taken als belastend en onnodig werden ervaren.

En daarna de verbeteringen doorgevoerd, waarbij onderscheid gemaakt is tussen:

• quick wins (die direct opgelost konden worden)

• onderhandelpunten met zorgverzekeraars om werklast die voorkomt uit contractafspraken te beperken

• en adviezen voor fundamentele verandering in rolverdeling binnen 'secundaire' processen.

 
Zo is bijvoorbeeld het gehele instroomproces van nieuwe medewerkers aangepast: van het voeren van arbeidsvoorwaardengesprekken en de administratieve afhandeling van indiensttreding tot het organiseren van een introductiedag voor nieuwe medewerkers, waar spullen worden uitgereikt en basisinstructies worden gegegeven. Dit alles om nieuwe medewerkers een warm welkom te geven én om collega's uit de teams te ontlasten.

"Met input van medewerkers grip krijgen op waar ze écht last van hebben. Om vervolgens te regelen wat we morgen (of vandaag) kunnen oplossen – en te analyseren waar echt een fundamentele verandering nodig is. Daar krijg ik energie van!"

Maxine Hilhorst, Adviseur

MEER WETEN?