Is het BSN geverifieerd? Is het actuele zorgplan ondertekend en niet ouder dan zes maanden? Zijn de namen en rollen van minimaal twee contactpersonen bekend? Mensen uit de zorg begrijpen al snel dat deze vragen om dossiercontrole draaien en dat het ontzettend belangrijk is dat deze vragen met “Ja” beantwoord worden.
Ondanks dat elektronische cliëntendossiers providers zoals ‘Nedap ONS’ of ‘MijnCaress’ een toegankelijk overzicht van alle beschikbare data geeft, blijft dossiercontrole een repetitief en langdurig proces. Er wordt bijvoorbeeld gecontroleerd op volledigheid van dossiers of de rechtmatigheid van het dossier voor de accountantscontrole. Audits op teams of afdelingen duren vaak dagen om voor te bereiden en het controleren van een volledig dossier kost al snel een half uur per cliënt.
De robot kan tot wel 10 keer sneller controleren dan de mens. Audits die normaal gesproken dagen duren om voor te bereiden kan de robot in enkele uren voltooien.
Robotic Process Automation (RPA) kan dossiercontrole voor een groot deel overnemen en zelfs verbeteren. Een robot kan gegevens van een elektronisch cliëntendossier ‘lezen’ en daardoor autonoom controleren of kopjes ingevuld en actueel zijn. Dit levert de volgende vier grote voordelen op:
1. Meer dossiers in minder tijd
De robot kan tot wel 10 keer sneller controleren dan de mens. Audits die normaal gesproken dagen duren om voor te bereiden kan de robot in enkele uren voltooien. Controles die de volledigheid van een dossier controleren duren normaal rond de 30 minuten per cliënt. De robot doet dit in 2.5 minuut per cliënt.
2. 24/7 aan de slag
Een robot heeft geen pauzes nodig en 24/7 blijven draaien. Een proces dat normaal weken duurt kan hierdoor na een paar dagen al afgerond zijn.
3. Maakt waardevolle tijd vrij voor verpleegkundigen
Verpleegkundigen kunnen doordat het dossiercontrole proces uit handen wordt genomen meer tijd besteden aan de verzorging van cliënten of andere belangrijke zaken.
4. Creëert informatierijke rapporten en inzichten voor vervolgstappen
De robot creëert een rapport van alle cliënten. Per controle wordt aangegeven of deze cliënt ‘OK’ of ‘Niet OK’ scoort per controle, ook wordt aangegeven waarom de cliënt ‘OK’ of ‘NIET OK’ scoort. (Zie foto). Verder kan een robot analyses maken. Hoe scoort een cliënt nu ter vergelijking van laatste maand? Welk team (groep van cliënten) van de organisatie scoort het beste? Welke checks scoren het vaakst “NIET OK”? Door het verkrijgen van deze twee nieuwe vormen van informatie kunnen verpleegkundigen gerichtere vervolgstappen ondernemen.
Voorbeeld van twee controles voor één cliënt. *In deze rapporten staan dus alleen de uitslagen van de controles. Er wordt nergens in het rapport privacy gevoelige informatie weergegeven.
RPA zorgt voor meer dossiers die gecontroleerd worden terwijl er ondertussen waardevolle tijd wordt vrijgemaakt voor de verpleegkundigen. Bovendien geven de meegeleverde rapporten houdbare extra informatie en inzichten voor vervolgstappen.
Op naar slimmere dossiercontrole!