Er is in Nederland sprake van een exploderende zorgvraag. Het aantal beschikbare zorgprofessionals wordt minder. De budgetten staan ieder jaar onder druk. Zorgbalans heeft technologie hoog in het vaandel staan en zoekt actief naar manieren om het zorgproces efficiënter te ondersteunen. Welke bijdrage kan technologie leveren? In dit interview met Jacintha van Zoest, coördinator Cliënt Services bij Zorgbalans, licht ze toe hoe Zorgbalans technologie inzet om zorgprocessen organisatiebreed te ondersteunen. Onder andere met behulp van softwarerobots – waaronder de Portero-robot – verkorten ze de doorlooptijd en blijft er meer tijd over voor cliënten en zorg.
Het zorgproces en de medewerkers ondersteunen met slimme IT
Jacintha: “Bij Zorgbalans zijn we altijd op zoek naar mogelijkheden om het zorgproces op een nog efficiëntere manier te ondersteunen. En daarmee onze medewerkers op een goede manier in te zetten. Ze moeten doen wat ze leuk vinden én waar ze goed in zijn.” BCE ondersteunt Zorgbalans in de digitale transformatie en transitie van gegevens van cliënten van de dochterorganisatie organisatie FlexiCura BV. Tijdens dat project wordt ook een aantal andere efficiencyslagen zichtbaar. De onafhankelijke positie van BCE is hierbij een fijne bijkomstigheid: er wordt echt gekeken naar wat het beste past bij onze organisatie. Jacintha: “Het Bedrijfsondersteunend Bureau telt maar 6 parttime medewerkers: we proberen met zo min mogelijk kosten de zorg zo goed mogelijk te ondersteunen. De organisatie is naar regio ingericht. De teams dicht bij de klant zodat iedereen zijn of haar eigen wijk goed kent, een goed netwerk heeft en de huisartsen kent.” Jacintha vervolgt: “Eén van de knelpunten in de zorg is dat de financiering ervan best wel ingewikkeld is. En het is ook heel vervelend voor cliënten als dat onduidelijkheden geeft. Toen kwam het idee van de Portero softwarerobot naar voren.”
Jacintha van Zoest
Coördinator afdeling Cliënt Services
“BCE heeft een softwarerobot ontwikkeld die de Portero-check 100% foutloos automatiseert.
Het gaat dan al snel om honderden checks per maand die per stuk een paar minuten kosten.”
Het systeem is altijd beschikbaar, gebruiksvriendelijk en eenvoudig te bedienen
De zorg kent veel verschillende financieringsprocessen en -stromen. Het komt geregeld voor dat een cliënt hulp gaat aanvragen bij de Gemeente voor een WMO-indicatie (Wet Maatschappelijke Ondersteuning), terwijl de cliënt al een WLZ-indicatie (Wet Langdurige Zorg) blijkt te hebben. Voor een zorgverlener én voor een cliënt is het soms lastig uit te zoeken waar te beginnen en de zorgvraag in te dienen. Zorgbalans besteedt bij de instroom van nieuwe cliënten veel tijd aan de check in het systeem Portero van CIZ. Hierin zie je eenvoudig of een cliënt al een WLZ-indicatie heeft. Dit is uiteraard een belangrijke parameter voor een soepel en probleemloos declaratieproces. Jacintha: “De Portero-check is geen leuke klus: het is vaak tijdrovend en vraagt speciale aandacht, omdat je in een apart webportaal moet inloggen. Afhankelijk van het aantal cliënten, gaat het al snel over honderden checks per maand die per stuk een paar minuten kosten.” BCE heeft een softwarerobot ontwikkeld die de Portero-check 100% foutloos automatiseert. Het systeem is te allen tijde beschikbaar, simpel in gebruik en bevat geen moeilijke handelingen voor de gebruiker. Jacintha: “ Met de komst van de Portero-robot bij Zorgbalans kan mijn team tijd aan andere waardevolle zaken besteden. De software-robot wordt hier intern liefkozend ‘Botty’ genoemd en is inmiddels een gewaarde collega, hij wil alleen nooit koffie halen, dus dat is wel een beetje jammer…”
En hoe werkt de portero-robot? Sander Chu (Business/IT Consultant, BCE): “De robot draait nu op een Zorgbalans laptop. Die laptop krijgt een mailtje van het team met het BSN-nummer van de cliënt en de email handtekening van de zorgconsulent. Met die gegevens gaat de robot zelf inloggen in Portero. Dat zie je hem ook echt doen op het scherm van de laptop. Hij checkt of er een WLZ-indicatie is en dat mailt hij terug als resultaat. De kennisintensieve handelingen daarna worden door de medewerkers van BOB gedaan. Het doel is dat de software-robot binnenkort niet alleen op deze laptop blijft draaien, maar uiteindelijk binnen het netwerk wordt opgenomen.” En de meetbare effecten? Jacintha vult aan: “De robot is heel snel in gebruik, je hebt binnen een paar minuten antwoord. Ondertussen kunnen de collega’s verder met andere dingen. Die tijd besteden ze nu meer aan adviseren en het maken van vervolgstappen”.
Wat is jullie grote IT-vraag?
Een grote IT-vraag is vaak een grote organisatie vraag. Onze onafhankelijke IT-adviseurs kijken met frisse ogen naar de situatie en stellen de juiste vragen. Zo komen we tot verrassende oplossingen. Lees meer op onze whitepapers & downloads pagina. Of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We horen graag wat jullie ambitie is!
Jacintha van Zoest
Coördinator afdeling Cliënt Services
“De robot is heel snel in gebruik, je hebt binnen een paar minuten antwoord.
De tijd die collega’s hiermee winnen besteden ze nu meer aan adviseren en het maken van vervolgstappen”.
Robotisering uitbreiden naar meer zorgprocessen
Met de komst van de Portero-robot is een eerste stap gezet in het automatiseren van werkprocessen. Maar dit is nog maar het begin, de mogelijkheden zijn eindeloos. Jacintha: “Een volgende stap zou kunnen zijn om de ongelegitimeerde zorg sneller in kaart te brengen. Dit is zorg die we nu moeizaam kunnen declareren omdat er ergens in het administratieve proces iets niet goed is gegaan. Maar robotisering is ook uit te breiden is naar andere processen: Denk bijvoorbeeld aan het invoeren van een nieuwe cliënt en alle gegevens die daarbij komen kijken. Of het indiensttredingsproces van nieuwe zorgmedewerkers verder te professionaliseren. Wij zien veel mogelijkheden om op deze manier onze zorg nog verder te verbeteren.”
Over Zorgbalans
Zorgbalans is een grote ouderenzorgorganisatie en een van de grootste werkgevers in de regio Kennemerland en Zuid-Holland Noord. Ze ondersteunen mensen met een zorgbehoefte om zo lang mogelijk op een eigen wijze vorm en inhoud te geven aan hun leven. Met 3.500 professionele medewerkers en 900 vrijwilligers bieden zij tijdelijke en langdurige verzorging, verpleging, huishoudelijke ondersteuning, behandeling, revalidatie en begeleiding bij dementie. Dat doen ze bij mensen thuis en in ontmoetings- en woonzorgcentra. Van Castricum, Heemskerk, IJmuiden, Haarlem, Bloemendaal, Heemstede en Zandvoort tot in Hillegom. Ze organiseren de zorg en ondersteuning zoveel mogelijk in de buurt en vanuit een klein team.
Over Jacintha van Zoest
Jacintha is bijna 30 jaar werkzaam bij Zorgbalans. Ze is haar loopbaan begonnen als fysiotherapeut, en is na verschillende functies binnen Zorgbalans nu werkzaam als coördinator van de afdeling Cliënt Services. Onderdeel daarvan is het Bedrijfsondersteunend Bureau (BoB). Dit vormt het centrale hart voor instroom en vragen vanuit de Wijkzorg en (cliënt)administratie rondom de zorg. Gemiddeld gaat het hier om ruim 1400 intramurale cliënten en 5500 thuiszorg cliënten.
Kies voor écht onafhankelijk IT-advies
Bij BCE doorbreken we de traditionele denkpatronen. Als onafhankelijke adviseurs zitten we niet vast aan bepaalde leveranciers of oplossingen. We durven kritische vragen te stellen en verkennen ook de minder voor de hand liggende opties. Zo ontdek je wat écht het beste werkt voor jouw organisatie.
Wat dat oplevert voor jullie organisatie?
Je ontdekt verrassende opties
Wij kunnen kritische vragen stellen zonder onszelf in onze vingers te snijden. Door alle opties mee te nemen, is de kans veel groter dat je bij de beste uitkomt. En die is vaak verrassend anders dan je vooraf dacht.
Je vindt een leverancier die bij je past
Niet alleen de IT-oplossing moet een match zijn, ook de IT-leverancier moet goed bij je passen. Als onafhankelijke IT-adviseurs kijken we objectief en nemen van alles mee: van bedrijfscultuur tot organisatiegrootte tot praktische zaken als reisafstand.
Je krijgt maximale waarde voor je geld
Wij verdienen niets aan de oplossing die we adviseren. Daardoor krijg je een advies dat goed is voor jouw portemonnee, niet voor die van ons. We helpen je om precies dat te kiezen wat je nodig hebt - niet meer en niet minder.
Meer weten?
Lees een van onze blogs. Of neem een kijkje bij onze webinars & talks.
Gratis IT-advies gesprek
Een uur sparren met een onafhankelijke Business/IT Consultant
Voor wie is dit gesprek bedoeld?
Wat kun je verwachten?
Voor ambitieuze, middelgrote organisaties die:
-
Hun IT naar een hoger niveau willen tillen
-
Worstelen met het maken van de juiste IT-keuzes
-
Meer rendement uit hun IT-investeringen willen halen
-
Een uur vrijblijvend sparren over jouw IT-ambities
-
Een frisse blik van een onafhankelijke expert
-
Analyse van je huidige situatie
-
Concrete handvatten om verder te komen
-
Direct toepasbaar advies op hoofdlijnen