ERP-implementatie: wat moet je vooraf regelen?

Een ERP-systeem is geen IT-dingetje dat ergens in een hoekje draait. Het raakt vrijwel elke afdeling in je organisatie. Van inkoop tot verkoop, van HR tot finance. Logisch dus dat je niet zomaar kunt beginnen met implementeren. Voorbereiding is het halve werk. En bij ERP geldt dat dubbel en dwars. Onderstaand een uitgebreidere omschrijving van de 7 punten die je moet voorbereiden.

7 must-haves voordat je van start gaat met je ERP-implementatie:

1. Zorg voor een wel/niet-lijstje. ERP is per definitie een veelomvattend begrip. Des te belangrijker dat je intern consensus hebt over wat je wel/niet mee wilt nemen en bereiken in de 1e fase. Een 'wel/niet'-lijstje volstaat vaak al en is een praktische manier om 'visie & doelstellingen' scherp te stellen zonder dat je allerlei dikke, wollige strategische documenten hoeft te schrijven. 

2. Zet je allerbeste mensen op het project als kerngebruikers/proceseigenaren. Nee, het is gewoon geen goed idee om die ene collega die -om welke reden dan ook tijd over heeft- ineens een sleutelpersoon te maken. Dat is echt een keiharde no-go. 

3. Organiseer vervangingscapaciteit wanneer nodig. Ja, je hebt die toppers ook nodig in jouw operatie. Maar als zij geen tijd hebben, dan kun je niet anders dan zorgen dat ze wel tijd krijgen. Te duur zeg je? Nu is het nog een keuze; als je project straks op tilt gaat wordt het een moetje… en pas echt duur. 

4. Benoem een projectleider aan organisatiezijde als ‘tegenhanger’ van de IT-leverancier. Verwar alsjeblieft tegenhanger niet met tegenstander. 😉 Dit is een all-round persoon die voldoende tijd en ruimte heeft om overzicht te houden, de IT-leverancier scherp te houden, de interne organisatie scherp te houden, enzovoort. 

5. Budgetteer ruim, heel ruim. Als je het bedrag uit de offerte van de IT-leverancier 1-op-1 in je begroting zet, dan ben je echt veel te naïef. De scope en complexiteit van ERP zijn zo groot: zo werkt dat simpelweg niet. Los daarvan: er zijn veel ‘verborgen’ kosten, zoals opleiding, communicatie, verandering, datamigratie-uitdagingen, nazorg-tegenvallers... We kunnen het niet mooier dan dat maken. Punt. Soms vragen we letterlijk aan klanten: “Zou je ook nog tevreden zijn als het dubbele budget nodig blijkt te zijn?”

6. Klok twee keer. Houd er rekening mee dat alle toekomstige ERP-gebruikers (dit gaat dus verder dan de kerngebruikers) misschien wel een dag per week kwijt zullen zijn tijdens de projectfase. We hebben implementaties meegemaakt waarin we drukke mensen probeerden te sparen door bijvoorbeeld even een mini-training te organiseren. Slecht idee. Een ERP-implementatie is een grote verandering. Het vraagt veel tijd om mee te denken, te testen en om het echt te gaan snappen. Kortom, organiseer tijd.

7. Maak expliciet wat je fixeert in het duivelsvierkant van projectmanagement: tijd, geld, kwaliteit, scope. De klassieke duivelsvierkant zegt feitelijk 'wil je snel, wil je goedkoop, wil je goed, wil je veel, kies er max. 3'. Alle 4 fixeren is per definitie onmogelijk. Maak als directie een keuze wat je hierin wilt vastzetten. Als jij tijd & geld vastzet tja, dan weet je ook wat daarmee variabel is geworden, namelijk de kwaliteit en de scope. Dat zijn gewoon de natuurwetten binnen de IT.

Zoals gezegd: dit zijn allemaal zaken die je moet hebben geregeld voordat je met de ERP-implementatie begint… er zijn natuurlijk ook genoeg zaken die je tijdens het ERP-project nog moet inregelen. Ik noem maar wat: een opleidingsplan. Maar dat is dus doelbewust niet waar we het hier over hebben. Dat komt allemaal wel als je bezig bent. 

De genoemde punten zijn eigenlijk allemaal erkenning van het feit dat een ERP-implementatie een openhartoperatie is. Is dat besef er echt voldoende? Als je stiekem denkt dat het wel mee zal vallen of niet zo spannend is… dan denk ik dat je er niet klaar voor bent. Sterker nog, dan ben je als directieteam hoogst waarschijnlijk onderweg naar flink wat hoofdpijn. En hoofdpijn is in geval van ERP ook echt hoofdpijn. 

Veel succes met jullie ERP-implementatie. Ondanks al deze serieuze boodschappen ook veel plezier! Want een ERP-implementatie heeft -gelukkig- ook een zeer leuke kant 🙂