IT-OPLOSSING SELECTEREN?
Waarom veel softwareselecties mislukken — en wat je anders kunt doen
Zeven nieuwe werkvormen om je selectietraject slimmer aan te pakken — voor MKB-organisaties die de best passende IT-oplossing willen vinden 👇
Wat als je selectieproces het probleem is?
Het klassieke selectietraject heeft een vervelend geheim: het lijkt rationeel, maar is het niet. Leveranciers sturen hun beste verkopers. Demo’s zijn gepolijst. Lijstjes worden afgevinkt. En toch eindigt de keuze vaak op basis van een gevoel, een ‘klik’ — alleen vaak zonder dat je dat door hebt gehad.
Wij begeleiden al sinds 2002 IT-selecties bij middelgrote organisaties. En we liepen zelf ook tegen de beperkingen van het klassieke traject aan. Dus zijn we gaan experimenteren.
Het resultaat: een toolbox met 7 alternatieve werkvormen. Geen vervanging van het selectieproces — maar een manier om de leverancier en zijn IT-oplossing beter te leren kennen zodat je nog een betere keuze kan maken.
Met welke grote IT-vraag kunnen we jou helpen?
Vraag een gratis IT-advies gesprek aan. Of lees onze blog: 'Nieuwe IT-oplossing? Deze 5 fouten wil je niet maken.'
Vier redenen waarom het klassieke selectietraject tekortschiet
Herken je dit?
Je praat vaak met de verkeerde mensen
Je wordt verliefd op Jantje de verkoper, maar straks krijg je vooral te maken met Pietje de applicatieconsultant of ontwikkelaar. En wie weet is dat een veel minder goede match...
Vergelijken is bijna onmogelijk
Leverancier C komt pas weken later dan A en B. Je onthoudt vaak alleen een gevoel, niet de details. Dat gevoel kleurt onbewust je keuze. Dit wordt ook wel de 'beschikbaarheidsheuristiek' genoemd in de psychologie.
De eisenlijst is bijna nooit compleet
Collega's wordt vaak gevraagd een programma van eisen van ± 100 pagina's door te nemen. En ze missen daarbij zaken — niet uit onzorgvuldigheid, maar omdat het simpelweg moeilijk te overzien is.
Alles draait om óf-vragen, niet om hóé-vragen
‘Kunnen jullie X?’ levert altijd ‘ja’ op bij een IT-leverancier. Wat je wil weten is: hoe werkt dat dan?
Onze toolbox met 7 alternatieve werkvormen
WERKVORM 1
Roast je eigen product
Vraag leveranciers om zelf de zwakke plekken van hun product in jouw context te benoemen. "Met alles wat je nu van ons weet — wat gaat dit een uitdaging worden?" En: "Wat waren de teleurstellingen in minimaal twee recente klantimplementaties?" Een leverancier die zegt dat er geen zwakke plekken zijn, geeft daarmee precies het antwoord dat je nodig hebt. Dat kan namelijk nooit kloppen. Iedere IT-oplossing heeft ook nadelen. Een leverancier die dat niet durft te benoemen, heeft óf geen idee waar hij het over heeft, óf hij is niet eerlijk. Allebei niet geweldig.
Wanneer inzetten:
-
In de shortlistfase, met focus op het testen van eerlijkheid en zelfkennis.
-
Als je twijfelt of een leverancier echt begrijpt hoe jullie organisatie werkt.
-
Wanneer twee leveranciers dicht bij elkaar zitten en je het verschil wil blootleggen.
Dit levert het je op:
Je ontdekt of een leverancier durft te zeggen wat zijn product niét kan. Dat zegt meer over de samenwerking dan tien demo’s.
WERKVORM 2
Use case wedstrijd
Nodig je shortlist-leveranciers tegelijkertijd uit. Loop dezelfde use case (die voor jou echt van belang is) samen langs. Om de beurt laten ze zien hoe hun product aansluit. Ze zien en horen dan ook elkaars antwoorden - dat houdt ze scherp.
Wanneer inzetten:
-
In de shortlistfase, met focus op vergelijkbaarheid.
-
Wanneer je het gevoel hebt dat je na drie demo's nog steeds geen eerlijke vergelijking kunt maken.
-
Wanneer de use cases complex of organisatiespecifiek zijn en je wil zien hoe leveranciers daarmee omgaan.
Dit levert het je op:
Ten eerste maximaliseer je de vergelijkbaarheid. Geen beschikbaarheidsheuristiek meer — het bewezen fenomeen waarbij wat je het laatst ziet onbewust zwaarder weegt. Wij noemen dat het Eurovisie Songfestival-effect. Ten tweede zet je de leverancier op scherp: hun concurrent beantwoordt dezelfde vraag, dus ze moeten met een goed verhaal komen.
WERKVORM 3
Carrousel
Drie leveranciers op één locatie, jouw team verdeeld in een groep managers en een groep gebruikers. Elke groep roteert langs alle leveranciers met een eigen thema: managers over risico’s en financiën, gebruikers over de dagelijkse praktijk. Inzichten nemen ze mee van gesprek naar gesprek.
Wanneer inzetten:
-
In de shortlistfase, met focus op diepgang bij meerdere stakeholders tegelijk.
-
Bij grotere selecties waarbij verschillende lagen van de organisatie betrokken zijn.
-
Als je wil dat managers en eindgebruikers elk hun eigen gesprek voeren — zonder dat de een de ander overstemt.
Dit levert het je op:
Leveranciers worden gedwongen hun inhoudelijke experts mee te nemen in plaats van alleen de accountmanager. En jouw team vergelijkt op hetzelfde moment, niet met weken ertussen.
WERKVORM 4
Panel Arena
Vertegenwoordigers van je top drie leveranciers zitten tegelijkertijd voor de groep. Wij leggen een aantal discussiestellingen op tafel. Bijvoorbeeld over hun aanpak, over risico's die ze voorzien, over hoe ze met tegenslag omgaan. En dan laten we ze daarover in gesprek gaan met elkaar.
Wanneer inzetten:
-
In de shortlistfase, als je wilt zien hoe een leverancier reageert op weerstand of kritische vragen — ook van concurrenten.
-
Wanneer je merkt dat leveranciers op papier weinig van elkaar verschillen en je het onderscheid in de praktijk wil blootleggen.
Dit levert het je op:
Je ziet direct wie scherp, eerlijk en inhoudelijk sterk is. Wie uitwijkt, wie overdrijft en wie zijn verhaal staande houdt als er kritische vragen komen.
WERKVORM 5
Omgedraaide pitch
Niet de leverancier pitcht — jullie pitchen. Je vertelt wie jullie zijn, hoe jullie werken en waar de uitdagingen liggen. De leverancier mag daarna vragen stellen.
Wanneer inzetten:
-
In de shortlistfase, met focus op inlevingsvermogen en luistergedrag.
-
Aan het begin van het traject, als je wil meten hoe goed leveranciers jouw business begrijpen vóórdat ze een voorstel doen.
Dit levert het je op:
De vragen die een leverancier stelt, zeggen alles over hoe goed die jouw business begrijpt. Oppervlakkige vragen, of toch maar gewoon hun eigen verhaal beginnen? Dan weet je genoeg.
WERKVORM 6
Speeddates
Vijftien minuten per leverancier. Je filtert snel wie op papier goed klinkt maar er in de praktijk niet uitkomt. Doe het live, online of laat ze een korte video opnemen.
Wanneer inzetten:
-
In de longlistfase, vóórdat je de shortlist samenstelt.
-
Als je longlist langer is dan vijf partijen en je snel wil filteren zonder grote tijdsinvestering.
-
Wanneer er leveranciers op je longlist staan die je nog niet kent en je een eerste indruk wil ophalen.
Dit levert het je op:
Je spaart jezelf en de leverancier weken aan werk. En je ontdekt al vroeg welke partijen écht iets te vertellen hebben — en welke niet.
WERKVORM 7
‘Wie-missen-we’-checkLonglist-validatie
Wie niet op je longlist staat, kan de selectie nooit winnen. Het probleem is dat er inmiddels zoveel softwareleveranciers zijn, dat je ze nooit allemaal kan kennen. Daarom valideren wij onze longlist actief bij experts. We leggen ze de casus voor, presenteren onze longlist en vragen: “Is deze lijst wat jou betreft compleet of ken jij leveranciers die hier echt bij moeten?” Zo wordt de kans groter dat je uiteindelijk niet alleen de beste kiest van je longlist, maar daadwerkelijk de beste uit de markt.
Wanneer inzetten:
-
Vóór de longlistfase, als eerste stap in het traject.
-
Na een eerste marktverkenning, als check op volledigheid.
-
Wanneer je actief werkt in een nichemarkt of een sector met weinig zichtbare spelers.
Dit levert het je op:
Je vergroot de kans dat je niet alleen de beste kiest van jóuw lijst, maar daadwerkelijk de beste uit de markt.
Wil je dit inzetten bij jouw selectie?
Deze werkvormen gebruiken we nooit allemaal — we pakken eruit wat bij de situatie past. Want een goed selectieproces is geen kwestie van meer stappen. Het is een kwestie van slimmere stappen.
We doen niet alsof we dit al honderd keer hebben gedaan. Een aantal werkvormen passen we al langer toe, andere zijn nieuw. We zijn zelf ook aan het experimenteren en aan het ontdekken wat werkt.
Maar wat we wél zeker weten: het klassieke selectietraject heeft te veel nadelen om te negeren. Te veel tunnelvisie, te weinig vergelijkbaarheid, te veel nadruk op papier en te weinig op het echte gesprek.
Wij begeleiden selectietrajecten voor uiteenlopende IT-oplossingen: van ERP, CRM en HRM tot ECD, BI, e-commerce platforms, dataplatforms, LMS, communicatieplatforms én voor de bijbehorende implementatiepartner. Branche maakt daarbij niet uit — wij werken voor organisaties in de zorg, retail, onderwijs, verzekeringen, logistiek en meer.
Dat is geen toeval. Juist door deze branche onafhankelijkheid, zien wij verbanden die anderen soms missen. Wat in de zorgsector al jaren werkt, kan voor een retailer een verrassend alternatief zijn. En andersom. Die brede blik maakt ons advies sterker — en jouw keuze beter.
Of het nu gaat om de keuze voor een IT-oplossing, een implementatiepartner, of allebei — het wordt tijd voor slimmere stappen.
Benieuwd welke combinatie werkt voor jullie traject? Neem eens contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Brancheoverstijgend: wij zien wat anderen missen
Wat in de zorgsector al jaren werkt, kan voor een retailer een verrassend alternatief zijn. En andersom. Juist omdat wij brancheoverstijgend werken, zien we verbanden die anderen soms missen. Die brede blik maakt ons advies sterker — en jouw keuze beter. Bekijk onze cases. Of bekijk de explainer video: 'Softwareselectie: 7 pijnlijke lessen uit de praktijk.'
Gratis IT-adviesgesprek
Een uur sparren met een onafhankelijke Business IT Consultant
Voor wie is dit gesprek bedoeld?
Wat kun je verwachten?
Voor ambitieuze, middelgrote organisaties die:
-
Hun IT naar een hoger niveau willen tillen
-
Worstelen met het maken van de juiste IT-keuzes
-
Meer rendement uit hun IT-investeringen willen halen
-
Een uur vrijblijvend sparren over jouw IT-ambities
-
Een frisse blik van een onafhankelijke expert
-
Analyse van je huidige situatie
-
Concrete handvatten om verder te komen
-
Direct toepasbaar advies op hoofdlijnen
Onafhankelijk IT-advies
Wij hebben geen partnerships met leveranciers en geen eigen producten om te verkopen. Oftewel: bij ons krijg je IT-advies zonder verborgen agenda. Zeldzaam in IT-land. Alles wat wij willen? Jou de oplossing adviseren die het beste past bij jouw organisatie en ambities. Daarbij leggen we altijd meerdere opties naast elkaar - ook de verrassende alternatieven.
Dit levert onafhankelijk IT-advies je op
Je ontdekt verrassende opties
Wij kunnen kritische vragen stellen zonder onszelf in onze vingers te snijden. Door alle opties mee te nemen, is de kans veel groter dat je bij de beste uitkomt. En die is vaak verrassend anders dan je vooraf dacht.
Je vindt een leverancier die bij je past
Niet alleen de IT-oplossing moet een match zijn, ook de IT-leverancier moet goed bij je passen. Als onafhankelijke IT-adviseurs kijken we objectief en nemen van alles mee: van bedrijfscultuur tot organisatiegrootte tot praktische zaken als reisafstand.
Je krijgt maximale waarde voor je geld
Wij verdienen niets aan de oplossing die we adviseren. Daardoor krijg je een advies dat goed is voor jouw portemonnee, niet voor die van ons. We helpen je om precies dat te kiezen wat je nodig hebt - niet meer en niet minder.
Veelgestelde vragen
Moet ik alle zeven werkvormen gebruiken?
Nee. We gebruiken ze zelf ook nooit allemaal. We pakken eruit wat past bij de fase van het traject, de complexiteit van de selectie en de organisatie.
Kan ik deze werkvormen ook inzetten als ik het traject intern begeleid, zonder extern adviseur?
Ja. De meeste werkvormen zijn goed intern uit te voeren. Het grootste risico zit niet in de begeleiding op de dag zelf, maar in de voorbereiding: zonder een goede kennis van de markt, wat er intern nodig is en de leveranciers is het lastiger om alle partijen — intern én extern — goed voor te bereiden op wat er van ze verwacht wordt.
Hoe zorg ik dat leveranciers meedoen aan onconventionele werkvormen?
Verrassend weinig leveranciers weigeren. De meesten vinden het prettig dat er serieus nagedacht is over het traject. Wel is het belangrijk om de werkvorm van tevoren duidelijk uit te leggen — zodat ze weten wat er van ze verwacht wordt en de juiste mensen meenemen.
Wat is het verschil tussen een use case wedstrijd en een gewone demo?
Bij een gewone demo bepaalt de leverancier wat die laat zien. Bij een use case wedstrijd bepaal jíj welke scenario’s centraal staan — en beoordeel je alle leveranciers op hetzelfde moment, aan de hand van dezelfde situaties.
Hoelang duurt een selectietraject met deze werkvormen?
De werkvormen zelf kosten niet per se meer tijd — ze vervangen de standaard demo-rondes. Een gemiddeld traject waarbij wij betrokken zijn duurt 6 tot 12 weken, afhankelijk van complexiteit en het aantal stakeholders.
Werken deze werkvormen ook bij de keuze voor een implementatiepartner?
Ja, absoluut. Juist bij de keuze voor een implementatiepartner zijn werkvormen als de omgedraaide pitch en de roast waardevol. Je werkt straks dagelijks samen — dan wil je weten hoe iemand écht in elkaar zit, niet alleen hoe goed de sales-presentatie was.
Meer weten?
Bekijk alle veelgestelde vragen. Of neem een kijkje bij onze explainer video's.
