Met het selecteren van een ERP-systeem, CRM-systeem of andere IT-oplossing kan veel fout gaan. Regelmatig sluiten aangeschafte IT-oplossingen uiteindelijk toch niet goed aan op de bedrijfsprocessen. Of erger: ze blijken totaal onbruikbaar. Wij worden op dat moment vaak ingeschakeld om de schade te beperken of te herstellen. Wil jij die schade liever voorkomen? Lees dan vooral verder. In dit artikel delen we de meest gemaakte fouten tijdens selectieprocessen én hoe het dan wel moet.
1. Wensen en eisen niet goed vastleggen
Veel organisaties gaan veel te vroeg op zoek naar een technische oplossing. Ze roepen al snel iets als ‘we hebben een CRM-systeem nodig’ en gaan direct in gesprek met leveranciers. Zonder eerst de wensen en eisen goed te inventariseren en vast te leggen.
Waarom dit niet handig is
Het aanschaffen van een nieuwe IT-oplossing is niet het doel, maar een middel om iets anders te bereiken. Wat zijn je doelen? Welke problemen wil je oplossen? Hoe verlopen je processen in de ideale situatie? Als je niet goed over dat soort vragen nadenkt, is de kans groot dat je straks eindigt met een oplossing die niet voldoet.
Wat je beter kunt doen
Ga eerst inventariseren wat je nodig hebt. Ga in deze fase niet in op techniek, maar praat over problemen en wensen. Wat loopt er nu niet lekker en wat willen we straks kunnen? Termen als CRM, ERP en PIM horen niet in deze gesprekken thuis. Over de precieze technische oplossing denk je pas na als de problemen en wensen helder zijn. Neem uitgebreid de tijd voor deze fase en betrek zoveel mogelijk mensen die geraakt worden. De uitkomst is soms verrassend. Het zou zomaar kunnen dat de technische oplossing die je in je hoofd had, helemaal niet de beste oplossing blijkt.
2. De verkeerde kartrekker aanwijzen
Het selecteren van een nieuwe IT-oplossing wordt te vaak belegd bij degene die toevallig tijd heeft. Het vervelende? Meestal zijn de beste mensen altijd druk.
Waarom dit niet handig is
Een selectieproces is onwijs lastig en er gaan altijd dingen mis. Neem dat maar van ons aan. Je implementeert straks niet eventjes een stukje software. Een heleboel processen gaan veranderen en je mensen moeten daarin mee. Als je geen goede kartrekker hebt, dan is de kans groot dat er heel veel weerstand komt.
Wat je beter kunt doen
Een goede kartrekker is essentieel om dit project te laten slagen. Maak iemand vrij die:
een hoge geloofwaardigheid heeft in de organisatie
verschillende personen en afdelingen kan verbinden
de organisatie goed kent
3. Je laten leiden door tijdsdruk
Soms creëren je omstandigheden druk om snel een oplossing te kiezen. Bijvoorbeeld als je ineens veel meer gaat betalen voor je huidige licentie of als je bestaande pakket binnenkort niet meer wordt ondersteund. Maar wij zien ook regelmatig dat organisaties zichzélf tijdsdruk opleggen. "We hadden in het jaarplan staan dat we de keuze in maart zouden maken". Hoe die tijdsdruk ook ontstaat, het is belangrijk dat je je hoofd koel houdt.
Waarom dit niet handig is
Ervaar je tijdsdruk, dan is de kans groot dat je in een of meerdere van deze valkuilen trapt:
Je gaat versmallen in opties
Je slaat belangrijke stappen over
Het proces verloopt chaotisch en gestrest
Wij hebben heel wat organisaties gezien die door tijdsdruk verkeerde keuzes maakten. Waardoor ze uiteindelijk veel meer tijd kwijt waren aan herstelwerk, dan als ze wat meer tijd hadden genomen voor het selectieproces.
Wat je beter kunt doen
Je kunt een selectieproces best versnellen, maar doe dat dan wel gestructureerd. Zorg ervoor dat je alle belangrijke stappen in de juiste volgorde doorloopt. Het helpt om een goede IT-adviseur in te schakelen die dit proces al talloze keren heeft doorlopen.
4. Niet weten in welke league je speelt
Wij zien regelmatig dat kleinere partijen bij de grote jongens van de IT-wereld aankloppen. En andersom zien we het ook: grote organisaties die kiezen voor kleine leveranciers. Meestal ontstaat daar op de lange termijn een mismatch.
Waarom dit niet handig is
Als kleinere partij ga je bij een grote leverancier heel veel investeren. Dat kan natuurlijk de moeite waard zijn, maar vaak raak je uiteindelijk teleurgesteld. Jij investeert voor jouw gevoel kapitalen, terwijl je voor de leverancier maar een heel kleine klant bent. Je zult meestal niet de persoonlijke aandacht krijgen die je verwacht. Dat merk je zodra je tegen problemen aanloopt met de oplossing.
Kies je als grote organisatie voor een kleine leverancier? Dan loop je weer tegen heel andere problemen aan. De kans is aanwezig dat zij niet kunnen omgaan met de complexiteit van je organisatie of onvoldoende capaciteit hebben om je goed te ondersteunen.
Wat je beter kunt doen
Weet in welke league je speelt. Kies een oplossing die past bij de grootte van je organisatie.
5. Blind vertrouwen op leveranciers
Het is verleidelijk om je te laten leiden door wat leveranciers je vertellen. Zeker als je zelf weinig technische kennis hebt. ‘Zij zullen het wel weten.’
Waarom dit niet handig is
Leveranciers willen graag hun oplossing verkopen. Logisch. Als hun oplossing met een beetje duwen en wringen op jouw vraag past, dan trekken ze alles uit de kast om jou voor hen te laten kiezen. Ook al is de salespersoon van de leverancier nog zo aardig, het is geen onafhankelijke adviseur. Erger nog: salesmensen weten soms bar weinig over de oplossing die ze verkopen. Tijdens het salesproces wordt al snel geroepen: “Ja hoor, dat kunnen we regelen”. Om er tijdens de implementatie achter te komen dat het toch niet kan.
Wat je beter kunt doen
Mis je de kennis om leveranciers te challengen? Schakel dan een onafhankelijke IT-adviseur in, zoals BCE. Een onafhankelijke IT-adviseur helpt je bij het stellen van de belangrijke vragen, zodat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan.
De makkelijkste manier om deze fouten te voorkomen
Je hebt het na het lezen van dit artikel waarschijnlijk wel door. Het selecteren van een nieuwe IT-oplossing is ingewikkelder dan je denkt. Gelukkig hoef je het niet alleen te doen. Wij begeleidden talloze organisaties tijdens dit proces en doen graag hetzelfde voor jou. Zo weet je zeker dat je bovenstaande fouten niet gaat maken. Bespaart je een hoop ellende.
Eens kletsen over hoe wij jou kunnen helpen?