Softwareselectie: waarom het klassieke selectietraject niet werkt en 7 alternatieven

Eerst besteed je een eeuwigheid aan het maken van lijstjes met eisen en wensen. Dan komen er dikke, formele documenten, zoals een RFI en een RFP. Leveranciers beantwoorden alle vragen braaf en als het even kan, antwoorden ze met “ja”. Je gaat van een longlist naar een shortlist. En na wat presentaties, demo’s en eventueel een referentiebezoek maak je uiteindelijk je keuze.

Het lijkt een heel rationeel proces, maar eigenlijk is het dat helemaal niet. Softwareselectie is een emotioneel traject, verpakt in een rationeel jasje. Uiteindelijk kiezen de meeste bedrijven stiekem vooral op gevoel en “de klik”. En precies daarom schiet het klassieke selectietraject vaak tekort. Dat gaat er namelijk vanuit dat we met zijn allen wél heel rationeel zijn.

Wij testen in de selectietrajecten die wij begeleiden daarom steeds vaker met aanvullende, alternatieve werkvormen. 

Vier grote problemen met de huidige manier van software selecteren

Je praat met de verkeerde mensen

Tijdens een selectietraject schuiven leveranciers hun commerciële mensen naar voren. Logisch, die zijn goed in verkopen. Maar ze kennen hun eigen product vaak niet door en door en zeggen te makkelijk “ja, dat kunnen wij”. Bovendien zijn het meestal een heel ander type mensen dan de mensen die de software straks daadwerkelijk gaan implementeren.

De mensen met wie jij straks dagelijks samenwerkt, die blijven onzichtbaar op de achtergrond. Je wordt verliefd op Jantje de verkoper, maar straks krijg je vooral te maken met Pietje de applicatieconsultant of ontwikkelaar. En wie weet is dat een veel minder goede match.

Vergelijken is bijna onmogelijk

Leverancier A komt op maandag, leverancier B op donderdag en leverancier C pas een week later. Tegen de tijd dat je de derde hebt gezien, weet je eigenlijk al niet meer precies wat er gezegd is tijdens de eerdere gesprekken. Je onthoudt alleen nog een gevoel.

Wij noemen dat het Eurovisie Songfestival-effect. Het is bewezen dat de deelnemers die later aan de beurt zijn, meer kans hebben om te winnen. Simpelweg omdat ze verser in het geheugen zitten zodra er gestemd moet worden. In de psychologie heet dat de beschikbaarheidsheuristiek. En dat effect zie je ook in softwareselecties: wat je het laatst ziet/hoort, weegt zwaarder.

De verzamelde eisen zijn meestal niet compleet

Aan het begin van het selectietraject schrijft iemand alle wensen en eisen op in een dik document. Dat document wordt rondgestuurd naar de mensen die de software straks moeten gebruiken, met de vraag: "Is dit volledig wat jou betreft?"

De meeste mensen zijn druk, denken ‘dat zal wel kloppen’ en gaan door met hun werk. Selecteer je jouw oplossing of leverancier vervolgens alleen op basis van die wensen en eisen?

Dan kan het zomaar gebeuren dat diezelfde gebruiker bij de implementatie zegt "Hoe kan het dat dit er niet in zit?" Het probleem is niet zo zeer dat mensen nalatig zijn, het is gewoon moeilijk te overzien. Als jij 100 pagina's krijgt en je moet zeggen of het klopt... tja...

Alles draait om of-vragen, niet om hoe-vragen

"Kunnen we een verkooporder aanmaken? Ja of nee?" Dat is het niveau waarop de meeste selecties worden gedaan. Zolang de items op het wensenlijstje kunnen worden afgevinkt zal het wel goed zijn. In de praktijk antwoorden leveranciers op vrijwel elke ja-of-nee-vraag: “ja”. En da's vaak nog terecht ook.

Maar daar gaat de wedstrijd helemaal niet over. Ieder ERP-systeem kan een verkooporder aanmaken. Het verschil zit in het hoe. Hoe werkt dat? Hoe intuïtief is het? Hoeveel stappen? Hoe flexibel? Maar die hoe-vragen krijgen tijdens het gemiddelde selectieproces veel te weinig aandacht.

Wij liepen zelf ook tegen deze problemen aan

Al die problemen die ik net beschreef? Wij hebben onze neus er regelmatig aan gestoten.

We maakten meerdere keren mee dat er partijen in de top drie van onze klant eindigden, waarvan we ons achteraf afvroegen: hoe zijn die daarin terecht gekomen? En toen zijn we gaan nadenken. Wat als we dat klassieke traject eens op de schop gooien en gaan experimenteren met aanvullende, alternatieve werkvormen?

Onze toolbox met alternatieve werkvormen

Inmiddels hebben we een mooie toolbox met werkvormen opgebouwd. We gebruiken ze nooit allemaal, maar pakken eruit wat past bij de situatie.

Dit zijn de werkvormen waar wij mee werken:

1. Roast je eigen product

In een klassiek traject vertelt een leverancier vooral over wat er allemaal kan met een product en wat er allemaal fantastisch is.

Bij de werkvorm ‘roast je eigen product’ draaien we dat om. We vragen de leverancier: "Met alles wat je nu van ons weet, wat zijn dan dingen waar jij je zorgen over maakt? Wat gaat met jullie product een uitdaging worden?" En: “Wat waren de teleurstellingen in minimaal twee recente klantimplementaties?”

De toets is simpel. Als iemand zegt "niks, ons product kan alles wat jullie nodig hebben", ren dan zo hard als je kan. Want ieder product heeft nadelen. Een leverancier die dat niet durft te benoemen, heeft óf geen idee waar hij het over heeft, óf hij is niet eerlijk. Allebei niet geweldig.

2. Use case wedstrijd

In plaats van dat leveranciers op verschillende dagen langskomen, nodigen we de top drie uit om tegelijkertijd aan tafel aan te schuiven. We pakken de use cases die voor jou echt van belang zijn erbij en lopen die samen met de leveranciers langs. Om de beurt mogen ze laten zien hoe hun product aansluit op deze use case.

Dat doet twee dingen. Ten eerste maximaliseer je de vergelijkbaarheid. Geen Songfestival-effect meer. (Dit is het -bewezen- idee dat deelnemers die later aan de beurt zijn, meer kans hebben om te winnen). Ten tweede zet je de leverancier op scherp: hun concurrent gaat de vraag ook beantwoorden, dus ze moeten met een goed verhaal komen.

3. Carrousel

We hadden een tijdje geleden een selectietraject waarbij we drie leveranciers uitnodigden op één locatie. De gebruikersorganisatie (zo'n 20 man) verdeelden we in groepen. Daarbij zetten we de managers bij elkaar en de gebruikers bij elkaar.

Elke leverancier zat in een aparte ruimte. De groepen roteerden langs alle leveranciers, steeds met een ander gespreksthema. Managers bespraken risico's en financiële implicaties. Gebruikers doken de inhoud in. En het mooie was: inzichten uit gesprek A namen ze mee naar gesprek B. "Jullie zeggen wel X, maar ik heb net van jullie concurrent gehoord dat..."

Zo gingen de gesprekken ineens een stuk meer de diepte in. En het had nog een bijeffect: leveranciers werden gedwongen om hun inhoudelijke experts mee te nemen. Precies het effect dat je wilt.

4. Panel arena

Stel je voor: vertegenwoordigers van je top 3 leveranciers zitten tegelijk voor de groep. Wij leggen een aantal discussiestellingen op tafel. Bijvoorbeeld over hun aanpak, over risico's die ze voorzien, over hoe ze met tegenslag omgaan. En dan laten we ze daarover in gesprek gaan met elkaar.

Een soort paneldiscussie van leveranciers. Een perfecte manier om te ontdekken hoe een leverancier echt denkt, voorbij de verkooppraatjes.

5. Omgedraaide pitch

Het klassieke patroon: de leverancier komt binnen, pitcht zijn verhaal en jij leunt achterover. Wij draaien dat om.

In plaats van de leverancier pitchen jullie jezelf. Wie zijn jullie, wat doen jullie, hoe werken jullie, waar liggen jullie uitdagingen? De leverancier zit in de luisterstoel en mag daarna vragen stellen.

Wat dit oplevert? De vragen die een leverancier stelt, zeggen ontzettend veel over hoe goed hij je business snapt. De ene leverancier stelt oppervlakkige vragen. Weer een andere wil vooral over zichzelf praten (en doet dat dan ook). De andere raakt direct de kern. Dat vertelt je veel over een toekomstige samenwerking.

Het lost ook nog een ander probleem op. In een klassiek traject zijn wij als adviseurs behoorlijk dominant. Wij bepalen de agenda, de topics, de vragen. Met een reverse pitch geven we de leverancier meer ademruimte. Laat maar horen: wat heb jij nodig om een goed voorstel te maken?

6. Speeddates

De werkvormen hierboven kun je alleen doen met een beperkt aantal partijen. Ze zijn geschikt voor de shortlistfase. Maar hoe krijg je eerder in het proces al een goed beeld van de leveranciers op je longlist?

Daarvoor kun je speeddates inzetten. Nodig leveranciers uit om zichzelf in een kwartier voor te stellen. Zo filter je al vroeg de partijen eruit die op papier goed klinken, maar er in het echt niet uitkomen.

Lastig om iemand voor een kwartier naar kantoor te laten komen? Laat ze dan een korte video opnemen of doe het online.

7. ‘Wie-missen-we’-checkLonglist-validatie

Staat een leverancier niet op je longlist? Dan kan hij ook niet als winnaar uit de bus komen. Dat is een waarheid als een koe.

Het probleem: er zijn zoveel softwareleveranciers dat wij ze nooit allemaal kunnen kennen. Daarom valideren we onze longlist actief bij experts uit ons netwerk. We leggen ze de casus voor, presenteren onze longlist en vragen: “Is deze lijst wat jou betreft compleet of ken jij leveranciers die hier echt bij moeten?”

Zo wordt de kans groter dat je uiteindelijk niet alleen de beste kiest van je longlist, maar daadwerkelijk de beste uit de markt.

Voor ons is dit een doorlopende zoektocht

We gaan niet doen alsof we dit al honderd keer hebben gedaan. Een aantal van deze werkvormen passen we al toe. Andere zijn nieuw. We zijn zelf ook aan het experimenteren, aan het leren, aan het ontdekken wat werkt.

Maar wat we wél zeker weten, is dat het klassieke selectietraject te veel nadelen heeft om te negeren. Te veel tunnelvisie, te weinig vergelijkbaarheid, te veel nadruk op papier en te weinig op het echte gesprek.

Het wordt tijd dat we met z'n allen een tikje creatiever worden.

Benieuwd hoe dit er voor jouw organisatie uit kan zien?

Wij helpen je graag om een selectietraject in te richten dat werkt. Niet met meer papierwerk, maar met slimmere werkvormen. Neem contact met ons op en we kijken samen wat bij jouw situatie past.

VRAAG EEN GRATIS IT-ADVIESGESPREK AAN