Zo kom je als implementatiepartner vaker als winnaar uit het selectieproces

Je zit als implementatiepartner in een selectietraject en weet zeker dat je de best passende partij bent. Maar aan het einde van het traject? Kiest de klant tóch voor de concurrent. Hoe kan dat toch? Daar zouden wij je zomaar eens inzicht in kunnen geven.

Als BCE zitten wij tijdens selectietrajecten namelijk aan de andere kant van de tafel. Wij begeleiden klanten bij het selecteren van IT-oplossingen en implementatiepartners. Inmiddels hebben we vele tientallen selectietrajecten meegemaakt.

Tijdens die trajecten kijken we regelmatig lijdzaam toe, terwijl we heel sterke implementatiepartners door het ijs zien zakken. Door compleet vermijdbare missers.

In deze blog je precies waarom goede partijen afvallen en hoe je dat voorkomt. Zodat jij vaker als winnaar uit het selectieproces komt.

De 7 grootste missers die wij implementatiepartners zien maken

Onderstaande missers zien wij vaak terug. We vertellen er ook meteen bij wat je dan wél moet doen.

1. Communiceren in technisch jargon

Een van de meest voorkomende valkuilen: vaktermen gebruiken terwijl de klant daar helemaal niks van snapt. We maakten het recent nog mee. Een leverancier begon bij een gesprek over EDI-platformen direct met technische termen te strooien. Hij wist dat zijn publiek dit niet zou begrijpen, maar deed het toch. Al die technische kennis: het moet er blijkbaar echt uit.

We moesten het gesprek constant onderbreken: "Bob, momentje. Wat hij eigenlijk zegt is..." En even later weer: "Bob, ik ga je weer stoppen."

Onze klant liep niet bepaald enthousiast dit gesprek uit.

Wat je wél moet doen:

Het is eigenlijk heel simpel: stem van tevoren expliciet af wie er aan tafel zitten en wat ze verwachten. Het technische 'hoe' is maar voor een select aantal mensen bij de klant relevant. De meeste mensen zijn gewoon geïnteresseerd in de oplossing voor hun probleem. 

2. De verkeerde toon aanslaan

Soms slaan leveranciers een totaal verkeerde toon aan. Een mooi voorbeeld: een zorgorganisatie waar elk dubbeltje wordt omgedraaid. De implementatiepartner zat aan tafel met zorgmedewerkers die meebeslisten over de partnerkeuze.

Wat deden de salesmensen? Ze begonnen te vertellen over hoe groot het bedrijf achter het te implementeren systeem was, hoeveel winst ze maakten en hoe fantastisch het bedrijf het deed. Ze wilden natuurlijk vertellen: "De oplossing waar je vandaag naar kijkt wordt geleverd door een serieus & succesvol bedrijf,” maar binnen de eerste 10 minuten was deze implementatiepartner de klant kwijt.

Wat je wél moet doen:

Verdiep je van tevoren in de organisatie. In welke branche zitten ze? Welke cultuur heerst er? Wat zijn hun uitdagingen? En pas je verhaal aan op hun situatie. En als er een BCE-achtig kantoor betrokken is: vraag om tips.

3. Signalen totaal verkeerd interpreteren

Onze klant vroeg tijdens een selectiegesprek aan de implementatiepartner: "Ik zie dat jullie 20 uur nazorg hebben begroot. Dat valt me op, hoe zit dat?" De implementatiepartner dacht razendsnel: ze vinden 20 uur te veel. Hun reactie: "Ja, eigenlijk kunnen we dat wel minder maken."

Ze sloegen de plank mis. 

Deze klant had het hele gesprek verteld over tijdgebrek, hoe mensen onder druk stonden en hoeveel ondersteuning ze nodig hadden. Ook had deze implementatiepartner makkelijk kunnen weten dat geld voor deze klant geen issue was. Het feit dat ze ons (BCE) als adviseurs hadden ingehuurd, zei eigenlijk al genoeg.

Deze klant wilde heel graag ontzorgd worden en vond de begrote nazorg een red flag, omdat het veel te weinig was. En nu maakte de implementatiepartner het nog erger. In het hoofd van de klant was nu geprent: dit zijn mensen die hier software komen laten draaien, maar verder weinig aandacht hebben voor verandering, adoptie, enzovoort.

Wat je wél moet doen:

Ga er niet zomaar vanuit dat een klant zo min mogelijk wil betalen. Vaak zijn ze naar iets totaal anders op zoek dan een goedkope oplossing. En stel vragen om je aanname te toetsen voordat je begint te ratelen.

4. Ongepaste beïnvloeding tijdens het traject

Terwijl we midden in een selectietraject zitten, benaderen implementatiepartners ons of de klant soms voor andere zaken. We krijgen uitnodigingen voor luxe events of gewoon een "gezellige barbecue".

Dit brengt ons in een lastige positie. Wij kunnen het namelijk niet schimmig laten worden. Stel wij adviseren later om met deze implementatiepartner te gaan werken, dan willen we niet dat de klant ook maar een seconde denkt: “maar dat zijn vriendjes”.

Voor de implementatiepartner zelf is dit ook niet slim. Het zet een vraagteken bij hun professionaliteit en creëert een imago van "die partij die het op die manier probeerde". Dat blijft hangen.

Wat je wél moet doen:

Laat je kwaliteiten spreken, niet je entertainment-budget. En wees je bewust van de rol van een onafhankelijk bureau als BCE.

5. Starheid in presentaties & demo's

Demo's zijn voor implementatiepartners dé kans om te demonstreren dat ze kunnen luisteren, doorvragen en meedenken. Het moment waarop ze kunnen laten zien dat ze een goede sparringpartner worden.

Wat zien we te vaak? Leveranciers die krampachtig vasthouden aan hun voorbereide presentatie & demo. Zij weten dat ze nog 10 dingen willen laten zien en geven de klant daardoor weinig ruimte om ergens over verder te praten. Ze willen door. Maar compleetheid is niet het doel van de klant. Als de klant over de eerste 5 dingen die dolenthousiast is, dan heb je een goede demo gegeven.

Wat je wél moet doen:

In essentie wil de klant gewoon enthousiast worden en dat heeft ook een irrationele kant. Zeker in vroeg stadium van een selectie moet je dat lekker laten gebeuren.

6. Slordigheden en copy-paste in offertes

We zien dit veel te vaak. Offertes waarbij de optelsom niet klopt. Antwoorden op een Request for Information waarbij het document stopt na vraag 13 van de 18. Dit zijn geen inhoudelijke discussiepunten, maar pure slordigheden. Als een implementatiepartner dit in zo'n cruciale fase laat gebeuren, komt de vraag op: hoe gaan zij het project straks aanpakken?

Ook zien we te vaak dat er 0 effort is gedaan om een offerte op de klant aan te passen. Soms halen we offertes door een AI-detector en blijken hele secties één-op-één uit ChatGPT te komen.

Wat je wél moet doen:

Controleer je offerte altijd dubbel voordat je hem verstuurt. En durf af te wijken van je eigen template. Voeg dingen toe die voor deze klant extra van belang zijn en haal dingen weg die juist niet relevant zijn. Dat zijn de zaken die het verschil maken.

7. Gebrek aan team chemistry

Vaak komen implementatiepartners met meerdere mensen naar een gesprek. Maar in plaats van als team, gedragen ze zich als individuen die toevallig naast elkaar zitten. Wat we dan zien: als Alice aan het woord is, zitten Jan en Kees er passief bij. Geen enkele aanvulling, geen verduidelijking, geen bruggetjes naar elkaar. Dan is Jan aan de beurt, gaat hij enthousiast zijn verhaal vertellen, en komt er niets vanuit de anderen.

Het is direct duidelijk dat deze mensen in hokjes georganiseerd zijn. De klant denkt dan: "Gaat dat straks tijdens het project ook zo? Dat iedereen vanuit zijn eigen hokje zijn dingetje doet en er geen enkele samenhang is?"

Wat je wél moet doen:

Gedraag je als team en vul elkaar tijdens het gesprek op een natuurlijke, spontane manier aan. De klant wil voelen: dit is een op elkaar ingespeeld team, ik heb zin om met ze aan de slag te gaan.

Vaker gekozen worden? Volg onze training voor implementatiepartners

Je hebt nu gezien welke 7 missers ervoor zorgen dat goede implementatiepartners afvallen.Het mooie? Dit zijn allemaal dingen die je morgen al anders kunt aanpakken. Het gaat niet om je technische kwaliteiten, die zijn waarschijnlijk prima. Het gaat om hoe je jezelf presenteert en hoe je met klanten omgaat.

Tech-selectie is en blijft een emotioneel verhaal dat zich verstopt in een rationeel jasje. Wij hebben nog veel meer inzichten met je te delen.

Nieuwsgierig? Dan komen we graag bij je langs voor een training. Schrijf je in via onderstaande button. We nemen z.s.m. contact met je op.

TRAINING IMPLEMENTATIEPARTNERS