De afgelopen jaren stonden voor Asito in het teken van een grote verandering. Het IT-landschap, met een ERP-pakket als kern, was toe aan vervanging. Asito koos voor AFAS als nieuwe kern met daaromheen een aantal aanvullende IT-oplossingen. 1 januari 2025 was het overgangsmoment waarop alles live ging.
Aan het roer staat Minke, programmamanager bij Asito. Ze kent het bedrijf van binnenuit: ruim negen jaar, eerst als klantmanager en daarna aan de projectenkant. Minke: "Zo'n grote digitale transformatie voor een bedrijf als Asito mogen doen, dat is natuurlijk gewoon een hele mooie kans." Na de livegang komt er ruimte voor de volgende wens en die staat al jaren hoog op het lijstje: de digitale omgeving voor klanten vervangen. Deze draait al zo'n tien jaar vrijwel onveranderd, terwijl de verwachtingen van klanten en eigen medewerkers ondertussen flink zijn opgeschoven. Bovendien is het portaal bewerkelijk in beheer. Minke: "We boden het altijd aan in offertes, maar wisten dat het geen paradepaardje meer was."
BCE is sinds 2023 betrokken bij Asito. Klaas-Jan Molendijk (partner) werkt als enterprise architect en krijgt vooral de lastige vraagstukken over IT-architectuur. Lisa Rijksen (business IT-consultant) stapt een paar maanden na de start in als vaste projectmanager. De aanpak die volgt is nieuw voor Asito: geen ontwerp dat vooraf vastligt, maar korte rondes waarin direct kan worden bijgestuurd.
Van wensenlijst naar keuze: welk portaal past op het IT-landschap?
Een klantportaal staat of valt met de koppeling naar de bedrijfsapplicaties. Bouwen op een landschap dat nog zo verandert heeft geen zin, dus staat het project een tijdje in de wachtstand. Pas als de 'Big bang' - zoals Minke de digitale transformatie noemt - is afgerond, gaat het project van start.
De wensen die BCE ophaalt bij de commerciële afdeling, klantmanagers en andere stakeholders zijn helder: klanten moeten zelf facturen kunnen inzien, gegevens en documentatie zoals managementrapportages uit het systeem kunnen halen en eigen gegevens zoals locaties en contactpersonen kunnen bekijken en wijzigen. Wat er al is, blijft geborgd. De randvoorwaarde is ook duidelijk: het liefst binnen het nieuwe pakket, op het bestaande landschap, met zo min mogelijk maatwerk. Minke: "Lisa kende ik al als een goede business analist. Binnen dit project bleek weer hoe fijn de samenwerking is: no-nonsense, transparant en afspraak is afspraak."
Tegelijkertijd weegt Klaas-Jan vanuit BCE's onafhankelijke positie de technologieën tegen elkaar af en werkt drie scenario's uit, met alle voor- en nadelen op tafel. De keuze valt op AFAS OutSite, waarmee gegevens rechtstreeks vanuit de bedrijfsapplicaties aan klanten getoond kunnen worden. Minke: "De befaamde puzzels van Klaas-Jan. We gaven hem een uitdaging: 'hoe gaan we dit oplossen in ons nieuwe IT-landschap?' Dan ging hij puzzelen. Daar zijn een aantal mooie oplossingen uitgekomen."
Minke
Programmamanager
"Klaas-Jan met zijn architectuurpuzzels en Lisa als doortastende projectmanager hebben ons echt verder geholpen.
Bij BCE is het what you see is what you get: transparant en nooit ruis op de lijn."
Van plan naar uitvoering in twee fases. "Als een projectteam zo lekker loopt, dan ga je nog even door met elkaar"
Een intern systeem kun je van tevoren vrij goed dichttimmeren in een functioneel ontwerp. Bij een klantportaal werkt dat niet. Dat is een belevingsding van je klant: die klikt, kijkt en voelt binnen een paar seconden of het klopt. Op papier zie je dat nooit aankomen.
Het inrichten gaat daarom in korte ‘rondjes’. Sparren, iets maken, samen kijken, verbeteren. Soms zijn er meerdere rondes op één dag. Deze voor Asito vrij nieuwe aanpak levert precies op wat nodig is: de betrokken collega’s kunnen bij elke tussenversie zeggen of het klopt. Daaromheen staat een strakke planning met een harde einddatum. Het team bestaat uit business owners vanuit commercie, applicatiebeheerders, een AFAS-consultant en de klantmanagers als eindgebruikers.
Minke kan het project met een gerust hart uit handen geven: "Als Lisa of Klaas-Jan belt, dan is er ook echt iets aan de hand en hebben ze alles al geprobeerd. Er is veel vertrouwen en nooit ruis op de lijn.” Niet alles gaat vanzelf. De wensenlijst blijft groeien, de datakwaliteit valt tegen en op sommige momenten is het lastig om de juiste specialisten bij elkaar te krijgen. Minke: "We hebben er iets langer over gedaan dan we hadden gedacht. Logische vertraging, en toch lag de eerste versie er relatief snel. De communicatie hierover was ook altijd helder.”
Nog tijdens de afronding ligt er een plan voor fase 2, een wens uit het projectteam zelf. Na de pitch bij stuurgroep en directie volgt direct goedkeuring. Minke: "Je wil geen afscheid nemen van zo'n goede externe projectleider en drie maanden later vragen of ze fase 2 komt doen. Als dat projectteam zo lekker loopt, dan ga je vooral even door met elkaar."
Ook een wensenlijst die al een tijdje op de plank ligt?
Dan is het tijd om er werk van te maken. Plannen maken is het makkelijke deel, uitvoeren is waar het nog vaak strandt. BCE neemt de projectleiding over en zorgt dat je eigen team het daarna zelf kan dragen. Wij fixen het. Lees meer over transitiekracht of vraag een gratis IT-adviesgesprek aan.
Minke
Programmamanager
"Ik zou BCE als een van de eersten weer bellen als ik een vraagstuk heb.
Het is gewoon zo'n fijne samenwerking."
Live inzicht voor klanten en minder handwerk intern. "Iedereen is enthousiast"
Er staat nu een portaal dat rechtstreeks aan de bedrijfsapplicaties hangt. Klanten kijken live mee en de kwartaalrapportages rollen er automatisch uit. Ook het beheer is goed belegd: technisch bij IT, functioneel bij commercie. Minke: "Er is opgeleverd wat er opgeleverd moest worden en alle betrokkenen zijn enthousiast en blij. Een heel mooi resultaat." Het portaal valt ook buiten Asito op. AFAS gebruikt het als voorbeeld om te laten zien hoe je OutSite kunt inrichten.
Na fase 1 is een kleinere groep klanten aangesloten. Begin september 2026 kregen alle klantmanagers een demo en een vernieuwde toolkit om het portaal bij alle klanten te pitchen. Zodra iedereen over is, kan het oude systeem uit: een van de laatste stukken legacy uit het oude IT-landschap. Minke: "Dat we dat nu ook kunnen doen, is met dank aan het project dat Lisa gedraaid heeft."
De eerste reacties van klanten komen inmiddels binnen en zijn positief:
“Door het klantportaal van Asito kan ik altijd onze overeenkomst en facturen terugvinden, alles staat netjes bij elkaar, het werkt erg prettig.”
(Facility manager van een retailbedrijf met meerdere locaties).
“Vroeger zocht ik in mijn mail naar gespreksverslagen, kwaliteitsmetingen of facturen. Nu staat alles gewoon in het portaal.”
(Contractbeheerder schoonmaak bij een bouwbedrijf).
“Het is prettig dat ik via het klantportaal per locatie inzicht heb in zowel de financiële resultaten als de kwaliteit. Zo kan ik snel zien hoe onze locaties ervoor staan en waar eventueel aandacht nodig is.”
(Facility manager van een zorginstelling met meerdere locaties).
De klantomgeving die Asito al jaren voor ogen had, is er nu. En die laten ze met trots zien aan nieuwe en bestaande klanten: van wensenlijst naar visitekaartje. Asito werkt inmiddels aan een doorontwikkelprogramma met eigen collega's. BCE blijft wel in beeld: de IT-manager overlegt nog geregeld met Klaas-Jan over architectuurvraagstukken, als onafhankelijk klankbord. Minke: "BCE'ers zijn niet te beroerd om een stapje extra te doen, of om met de poten in de modder te staan. Ik zou ze zo weer bellen met een vraagstuk. Het is gewoon zo'n fijne samenwerking."
Interview afgenomen en geschreven door Suzan Kooij (contentmarketeer, BCE)
Over Asito
Asito is een landelijk schoonmaakbedrijf, opgericht in 1952 en gevestigd in Almelo. Een familiebedrijf, inmiddels met zo'n 10.000 medewerkers, die werken vanuit vijftig vestigingen voor klanten in vrijwel elke branche. Naast schoonmaak levert Asito specialistische diensten als gevelreiniging, glasbewassing en vloeronderhoud. Asito maakt deel uit van ADG-dienstengroep.
Over Minke
Minke is programmamanager bij Asito en sinds de grote livegang ook portfoliomanager. Ze heeft een facilitaire opleiding gevolgd en werkte jarenlang in leidinggevende rollen bij dienstverleners. Bij Asito was ze ruim negen jaar klantmanager en projectverantwoordelijke. Begin 2023 vertrok ze; een jaar later kwam ze terug als eindverantwoordelijke voor de digitale transitie van Asito.
Kies voor écht onafhankelijk IT-advies
Bij BCE doorbreken we de traditionele denkpatronen. Als onafhankelijke adviseurs zitten we niet vast aan bepaalde leveranciers of oplossingen. We durven kritische vragen te stellen en verkennen ook de minder voor de hand liggende opties. Zo ontdek je wat écht het beste werkt voor jouw organisatie.
Dit levert onafhankelijk IT-advies op:
Je ontdekt verrassende opties
Wij kunnen kritische vragen stellen zonder onszelf in onze vingers te snijden. Door alle opties mee te nemen, is de kans veel groter dat je bij de beste uitkomt. En die is vaak verrassend anders dan je vooraf dacht.
Je vindt een leverancier die bij je past
Niet alleen de IT-oplossing moet een match zijn, ook de IT-leverancier moet goed bij je passen. Als onafhankelijke IT-adviseurs kijken we objectief en nemen van alles mee: van bedrijfscultuur tot organisatiegrootte tot praktische zaken als reisafstand.
Je krijgt maximale waarde voor je geld
Wij verdienen niets aan de oplossing die we adviseren. Daardoor krijg je een advies dat goed is voor jouw portemonnee, niet voor die van ons. We helpen je om precies dat te kiezen wat je nodig hebt - niet meer en niet minder.
Meer weten?
Lees een van onze blogs. Of neem een kijkje bij onze webinars & talks.
Gratis IT-adviesgesprek
Een uur sparren met een onafhankelijke Business IT Consultant
Voor wie is dit gesprek bedoeld?
Wat kun je verwachten?
Voor ambitieuze, middelgrote organisaties die:
-
Hun IT naar een hoger niveau willen tillen
-
Worstelen met het maken van de juiste IT-keuzes
-
Meer rendement uit hun IT-investeringen willen halen
-
Een uur vrijblijvend sparren over jouw IT-ambities
-
Een frisse blik van een onafhankelijke expert
-
Analyse van je huidige situatie
-
Concrete handvatten om verder te komen
-
Direct toepasbaar advies op hoofdlijnen