Afgelopen jaar heeft Argos Zorggroep het ECD (Elektronisch Cliëntendossier) vervangen. Een ingrijpende beslissing. Het gaat namelijk over het fundament van de organisatie, een systeem waar bijna iedereen mee werkt. We spraken met Shequita Kalloe, één van de twee bestuurders van de VVT-instelling, over hoe zij deze vervanging hebben aangepakt. Een aantal jaar geleden heeft Argos Zorggroep een nieuwe strategische koers uitgezet in drie hoofdlijnen, waarin de groter wordende zorgkloof een belangrijke rol speelt. De eerste hoofdlijn ‘samen bevlogen voorruit’ is een cultuurverandering waarbij medewerkers meer vrijheid en verantwoordelijkheid krijgen. Ze worden gestimuleerd om te blijven leren en verbeteren. De tweede hoofdlijn heeft de focus op het leveren van complexere zorg, zowel intramuraal als extramuraal. De derde hoofdlijn zet in op taakverlichting voor medewerkers. Want hoe voldoe je met minder zorgmedewerkers aan de groeiende zorgvraag? In dat kader heeft Argos Zorggroep ook het ECD tegen het licht gehouden. Die bleek niet meer voldoende aan te sluiten bij deze strategische koers. Er volgde een verkenning van de ECD-markt en uiteindelijk een implementatie.
De knoop doorhakken: wanneer kies je voor ECD-vervanging?
Kiezen voor een nieuw ECD doe je niet zomaar, het vraagt een flinke verandering van werkwijze van iedereen in de organisatie. Na een uitgebreide heroriëntatie op alle bestaande ECD's en het in kaart brengen van al hun wensen besloot Argos Zorggroep daarom eerst een herverkenning te organiseren met hun toenmalige ECD: mijnCaress. De conclusie? De ontwikkelingen en strategische agenda van Argos Zorggroep sloten niet meer aan bij wat mijnCaress kon bieden. Omdat het vervangen van het fundament van je organisatie geen lichte beslissing is, hielpen deze stappen om de knoop weloverwogen door te hakken. Met een frisse blik en de belangen en wensen helder voor ogen bekeken ze opnieuw de uitkomsten van de heroriëntatie. Daar kwam Nedap met ONS als beste match uit. Na het selectietraject van de implementatiepartij kon de implementatie van ONS beginnen. Shequita Kalloe: "Al deze stappen hebben we gezet met BCE als interne projectleider van buiten. Een bijzondere en hele waardevolle rol."
Shequita Kalloe
Lid van de raad van bestuur
"De deskundigheid van Lisa Rijksen (Business IT Consultant, BCE) binnen dit omvangrijke project is heel waardevol geweest. De focus lag niet zozeer op de techniek, maar op gedrag- en cultuurverandering.
Naast vertaler tussen alle partijen bewaakte ze het overzicht, de kwaliteit en de continuïteit.”
Drie succesfactoren voor een succesvolle ECD-implementatie
Een ECD vervangen is geen IT-project, maar een organisatievraagstuk. Zoals eigenlijk elke grote IT-vraag. Een succesvolle implementatie vraagt dan ook om een standpunt van de organisatie over de inrichting. Om dit in goede banen te leiden, zijn er zes werkgroepen ingericht met voorzitters en afgevaardigden vanuit de gehele organisatie, zowel uit de zorg en behandeling als de backoffice. Een werkvorm die in het kader van de eerdergenoemde strategische hoofdlijn ‘samen bevlogen vooruit’ goed aansloot bij Argos Zorggroep. Om deze werkgroepen beslissingsbevoegdheid en sturing te geven, is er gewerkt met leidende principes. Pas als beslissingen buiten deze principes vielen, werd geëscaleerd naar de stuurgroep. Op deze manier is het ECD stap voor stap ingericht voor alle afdelingen, waarbij er zoveel mogelijk gebruik is gemaakt van de blauwdruk die de software zelf bood. "We wilden af van het maatwerk met ontzettend veel formuliertjes. Het doel was een overzichtelijke inrichting, zonder overbodige dossiers en handelingen.”
Shequita Kalloe: "Lisa Rijksen (Business IT Consultant, BCE) heeft ons goed begeleid als intern projectbegeleider. Zij was de spin in het web tussen ONS, de implementatiepartner, de nieuwe zorgmethodiek, de werkgroepen en de stuurgroep. Ze heeft een grote rol gespeeld in de verbinding tussen alle partijen, een stuk kwaliteitsbeheer en het continu bewaken van het overzicht. Heel waardevol."
Naast een nieuw ECD is Argos Zorggroep ook aan de slag gegaan met een nieuwe zorgmethodiek (Mikzo Kompas) en een ander instrument voor de revalidatiezorg (SAMPC). Beide zijn direct geïntegreerd in het nieuwe ECD. Er is dus echt veel op collega's afgekomen. Shequita Kalloe: "Een van de uitdagendste zaken tijdens zo'n omvangrijk project? Aandacht hebben voor de zorgen die op tafel komen terwijl je iedereen wil blijven meenemen in het project. Je hoort vanuit allerlei hoeken argumenten, maar op een gegeven moment moet je stelling in nemen en ook blijven vasthouden. Alle beslissingen zijn echt genomen vanuit het projectbelang. Als je dat kan blijven uitleggen, dan kom je een heel eind."
Om iedereen voor te bereiden op de livegang is een grote groep medewerkers opgeleid om alle collega’s te trainen in de nieuwe software én zorgmethodiek. De samenhorigheid hierin was mooi om te zien: richting de livegang hebben collega's echt de schouders eronder gezet. Zo werden er onder andere pizza-avonden georganiseerd om dossiers over te zetten.
Terugkijkend op het traject zijn er drie zaken die écht het verschil hebben gemaakt.
De drie succesfactoren van de ECD-implementatie:
• Er was een focus op organisatie- en cultuurverandering, niet op techniek. Het ging om hoe mensen anders gaan werken.
• Er werd veranderd op een manier die paste bij de strategische koers. De keuze voor het ECD en de werkvorm met werkgroepen sloten aan bij 'samen bevlogen vooruit'.
• Medewerkers werden vanaf dag één betrokken. Er ontstond draagvlak door mensen mee te laten beslissen over wat hun dagelijkse werk raakt.
Wil jij je IT naar een hoger niveau tillen?
Vraag een gratis IT-adviesgesprek aan. Voor ambitieuze, middelgrote organisaties die graag wat hulp willen bij het maken van de juiste IT-keuzes en meer rendement uit hun IT-investeringen willen halen. Meer weten?Neem een kijkje bij onze whitepapers & downloads.
Shequita Kalloe
Lid van de raad van bestuur
"Het ECD is inmiddels goed in gebruik, daar zijn we heel tevreden over. Van medewerkers horen we terug dat het vriendelijker en intuïtiever werkt en dat informatie gemakkelijker gevonden wordt."
Na de livegang: doorontwikkeling van je ECD
Nu het ECD in gebruik is begint de borging en doorontwikkeling. Het project is overgedragen aan de stuurgroep dossiervoering, waarbinnen werkgroepen bestaan die kijken naar verbeteringen en aanpassingen. Is alles duidelijk en logisch? Waar kunnen we bijsturen?
Naast de stuurgroep wordt er ook vanuit strategisch perspectief gekeken naar doorontwikkelingen voor Argos breed. Dit pakt de regiegroep zorg & digitalisering op. Een van de dossiers is het spraakgericht rapporteren, waar Lisa ook bij betrokken is. Daarnaast komt er een nieuwe medicatiemodule, waarin digitaal medicatie afgetekend kan worden voor de verpleeghuizen.
Door de dossiers op deze manier aan te vliegen kan Argos Zorggroep echt actief aan de slag met verbeteringen en nieuwe ontwikkelingen. Het ECD is inmiddels goed in gebruik, daar zijn ze heel tevreden over. Van medewerkers horen ze terug dat het vriendelijker en intuïtiever werkt en dat informatie gemakkelijker gevonden wordt.
Over Argos Zorggroep
Argos Zorggroep biedt deskundige zorg en behandeling aan ouderen en mensen met dementie op jonge leeftijd. Dat doen zij met toewijding en plezier, op een liefdevolle wijze. Bij mensen thuis, in de buurt en, als dat niet meer kan, in één van de tien verpleeghuizen of in het revalidatiecentrum.
Over Shequita Kalloe
Shequita Kalloe is een van de twee bestuurders van Argos Zorggroep. Zij bekleedt deze rol sinds 2020 en heeft daarvoor brede ervaring opgedaan in verschillende functies binnen het zorgdomein.
Kies voor écht onafhankelijk IT-advies
Bij BCE doorbreken we de traditionele denkpatronen. Als onafhankelijke adviseurs zitten we niet vast aan bepaalde leveranciers of oplossingen. We durven kritische vragen te stellen en verkennen ook de minder voor de hand liggende opties. Zo ontdek je wat écht het beste werkt voor jouw organisatie.
Wat dat oplevert voor jullie organisatie?
Je ontdekt verrassende opties
Wij kunnen kritische vragen stellen zonder onszelf in onze vingers te snijden. Door alle opties mee te nemen, is de kans veel groter dat je bij de beste uitkomt. En die is vaak verrassend anders dan je vooraf dacht.
Je vindt een leverancier die bij je past
Niet alleen de IT-oplossing moet een match zijn, ook de IT-leverancier moet goed bij je passen. Als onafhankelijke IT-adviseurs kijken we objectief en nemen van alles mee: van bedrijfscultuur tot organisatiegrootte tot praktische zaken als reisafstand.
Je krijgt maximale waarde voor je geld
Wij verdienen niets aan de oplossing die we adviseren. Daardoor krijg je een advies dat goed is voor jouw portemonnee, niet voor die van ons. We helpen je om precies dat te kiezen wat je nodig hebt - niet meer en niet minder.
Meer weten?
Lees een van onze blogs. Of neem een kijkje bij onze webinars & talks.
Gratis IT-advies gesprek
Een uur sparren met een onafhankelijke Business IT Consultant
Voor wie is dit gesprek bedoeld?
Wat kun je verwachten?
Voor ambitieuze, middelgrote organisaties die:
-
Hun IT naar een hoger niveau willen tillen
-
Worstelen met het maken van de juiste IT-keuzes
-
Meer rendement uit hun IT-investeringen willen halen
-
Een uur vrijblijvend sparren over jouw IT-ambities
-
Een frisse blik van een onafhankelijke expert
-
Analyse van je huidige situatie
-
Concrete handvatten om verder te komen
-
Direct toepasbaar advies op hoofdlijnen