In 2020 kwam Marcel Mennen (Specialist Optimalisatie & Innovatie) in aanraking met RPA (Robotic Process Automation) via webinars binnen zijn netwerk. Met jaarlijks zo’n 10.000 verzekeringspolissen te verwerken, vroeg hij zich af: “Kan dit niet slimmer?” Robotisering leek de perfecte oplossing. BCE, actief in de assurantiebranche, levert meerdere robots die samenwerken met CCS Level-7, het administratiesysteem van Schouten Zekerheid. Al snel volgde een samenwerking met Thomas van der Knijff (Business/IT Consultant, BCE), wat leidde tot de ontwikkeling van de eerste naverrekeningsrobot door Wouter de Wit (RPA Consultant, BCE). Deze robot automatiseert bijna alle administratieve handelingen, waardoor specialisten zich kunnen richten op uitzonderingen. Tijdens dit interview spreken we met Marcel en 2 collega’s van de afdeling Transport & Logistiek, waar de robot inmiddels in gebruik is.
Een razendsnelle, flexibele collega die binnen 2 weken 'up-and-running' is
Het enthousiasme voor verdere robotisering groeide, met als doel werkprocessen efficiënter in te richten en medewerkers meer te laten focussen op inhoudelijk en waardevol werk. Nick Jonkman (Teamleider en Acceptant) en Talitha de Jong (Specialist) van de afdeling Transport & Logistiek kregen afgelopen jaar voor het eerst ondersteuning van een robot. Maar wat betekent het eigenlijk om een robot als collega te hebben?
Op hun afdeling werd besloten pakketpolissen voor werk- en landmaterieel (zoals heftrucks en stapelaars) op te splitsen in monopolissen. Dit verbeterde de klantbeleving, maar was een tijdrovende klus: één verzamelpolis kon uitgroeien tot vijftig individuele polissen. Nick: “Een ideale taak voor een robot! We wilden hem alle objecten automatisch laten omzetten, maar het bleek complexer dan verwacht.” Talitha: “Dat lag niet aan de robot.” Nick: “Klopt, het proces en het inleesbestand waren ingewikkelder dan gedacht. We hebben de robot daarom aangepast, zodat hij efficiënter werkt.”
Marcel: “De basis van deze robot komt van een bestaand model dat nieuwe polissen invoert. Nu verwerkt hij beschikbare informatie en markeert onvolledige dossiers als ‘wachtpolis’, die Nick en Talitha handmatig aanvullen. Zo verwerkte de robot 3.000 wachtpolissen en voltooide zelfstandig nog eens 400 polissen. In totaal draaide hij 72 uur en nam een grote werklast over.”
Marcel vervolgt: “De techniek achter de robot is modulair en eenvoudig aanpasbaar voor andere projecten. Wouter de Wit (RPA Consultant, BCE) heeft hier een belangrijke bijdrage aan geleverd. Dankzij deze flexibiliteit kan de robot snel worden ingezet voor nieuwe polissen met minimale aanpassingen.”
Hoewel de robot momenteel vooral projectmatig wordt gebruikt, biedt hij structurele ondersteuning bij terugkerende taken. “We starten met de basisfunctionaliteit en breiden deze vervolgens samen met de collega’s uit,” zegt Marcel. “Zo realiseren we snel resultaat en verbeteren we de robot gaandeweg.”
Marcel Mennen
Specialist Optimalisatie & Innovatie
“Ik weet nog heel goed de positieve verbazing op het gezicht van onze teamleider Schade toen BCE aangaf dat de robot over 2 weken up-and-running zou zijn.
Hij had op 6 maanden gerekend.”
De softwarerobot heeft zich bewezen: hij neemt ons flink werk uit handen
Nick: “In het begin waren we wel een beetje gereserveerd over het feit dat een robot ons werk zou gaan overnemen. Het voelde wat onwennig. Wat betekent dit dan? En hoe zal dit er in de praktijk uit zien? Maar, de robot heeft zich inmiddels bewezen. Hij heeft laten zien dat hij het hele proces van begin tot eind af kan maken en ons werk uit handen neemt.” Talitha: “Toen Marcel aangaf dat we voor dit proces met een robot zouden gaan werken vond ik dit wel spannend, je moet toch ook een stukje controle uit handen geven.”
“Ik kan me wel voorstellen dat mensen bang kunnen zijn dat een robot hun werk uit handen neemt. Wat als hij het zo goed doet dat hij het werk van een paar collega’s overneemt? Omdat de robot op onze afdeling wordt ingezet als projectmedewerker, en ook omdat wij veel inhoudelijke kennis hebben die de robot niet kan overnemen, speelt dit gelukkig niet. Maar voor sommige meer licht administratieve functies is dat bijvoorbeeld wel een ander verhaal.” Zegt Nick. Marcel: “Als leidinggevende heb je de taak om goed in gesprek te blijven met de medewerkers over dit soort ontwikkelingen. Automatisering speelt natuurlijk al langere tijd een grote rol binnen organisaties. Binnen Schouten Zekerheid is er op de schadeafdeling een collega die een hele mooie stap heeft kunnen maken naar schadebehandelaar dankzij de robot.”
“Als specialist wordt er best veel van je gevraagd, niet alleen op inhoud maar ook op het gebied van administratie en binnenkomende e-mails. Als dat stuk grotendeels overgenomen kan worden door softwarerobots zodat wij ons beter kunnen focussen op ons vakgebied, dan zie ik dat als heel positief.” Geeft Nick aan. Talitha: “Zeker, ik ook.” Marcel: “Een robot wordt nu vaak ingezet voor processen waar zo’n stukje software heel flexibel ingezet kan worden. Maar de lange termijn strategie is vaak: kunnen we dit proces ook volledig automatiseren? De kleinere robotoplossingen worden dan vervangen door duurzamere alternatieven. Zo zie je maar: ook de robot kan vervangen worden en is daarmee soms ook een ‘bedreigde’ medewerker. :-)”
Wat is jullie grote IT-vraag?
Een grote IT-vraag is vaak een grote organisatie vraag. Onze onafhankelijke IT-adviseurs kijken met frisse ogen naar de situatie en stellen de juiste vragen. Zo komen we tot verrassende oplossingen. Lees meer op onze whitepapers & downloads pagina. Of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We horen graag wat jullie ambitie is!
Marcel Mennen
Specialist Optimalisatie & Innovatie
“De robot heeft vooral in de nacht gedraaid en heeft net zoveel uren in het project gestoken als Talitha en Nick, 72 uur.
Hij heeft in die tijd 3.000 polissen deels overgezet en 400 volledig. Veel meer dan wat een collega had kunnen doen!"
Digitalisering: een kortere weg naar zekere doelen
Marcel: “Het gebruik van RPA (Robotic Process Automation) past bij Schouten Zekerheid. Met onze visie ‘Schouten Zekerheid biedt echte zekerheid voor iedereen’ is het voor ons van groot belang om alles 100% in orde te hebben voor onze relaties. Dit kunnen we nog beter bieden door onder andere het gebruik van robots. BCE heeft hierin een mooie rol kunnen spelen door in korte tijd een goedwerkende robot te bouwen voor een zeer acceptabele prijs. Digitalisering is en blijft een van de belangrijkste speerpunten op de agenda. De onafhankelijke positie die BCE inneemt binnen de IT-mogelijkheden is daarbij erg prettig. Je ziet dat onze klant digitalisering ook steeds belangrijker vindt en hierop selecteert. We willen zorgen dat dit goed werkt. Wij hebben dan ook een sterke Mijn Omgeving die wij onze relaties bieden en waar we erg trots op zijn.”
Marcel: “Wat heel prettig werkt aan hoe BCE de robots bouwt, is dat deze modulair zijn. De losse modules worden opgeslagen, zodat je hiermee snel een nieuwe robot voor een ander proces kan bouwen. Wanneer het echt interessant gaat worden is als je hier ook nog Artificial Intelligence aan gaat koppelen en de robot zelflerend maakt.” Talitha: “Haha, dan hoeven we helemaal niets meer te doen!”
Marcel: “De robot zal in de komende kwartalen nog een flink aantal verzamelpolissen overzetten vanuit dezelfde portefeuille. Daarnaast zijn we inmiddels ook begonnen met het beoordelen van andere producten op de mogelijkheid tot automatisering. Binnen Schouten Zekerheid hebben we hiervoor een roadmap om te kijken wat we willen optimaliseren, automatiseren & robotiseren, in die volgorde. De vraag is vaak: gaan we binnen de bestaande producten moderniseren, of rigoureus opnieuw beginnen?” Nick: “Het ligt een beetje aan de afdeling en het type werkzaamheden of er gemakkelijk een robot ingezet kan worden en wat de beste aanpak is voor automatisering of verbetering.”
Marcel: “Als je een proces goed kan omschrijven en kaderen, dan is het al snel een geschikt proces voor een robot. RPA is voor ons een heel goed hulpmiddel om een aantal doelen sneller te kunnen bereiken! En BCE is hierbij een goede onafhankelijke IT-adviseur.”
Over Schouten Zekerheid
Met ruim 200 collega’s werkt Schouten Zekerheid elke dag aan échte zekerheid voor iedereen. Het familiebedrijf is sinds 1953 als onafhankelijk verzekeringsmakelaar specialist in het beheersbaar maken én houden van risico’s en het bemiddelen in verzekeringen voor bedrijven, instellingen en brancheverenigingen.
Over Marcel Mennen
Marcel werkt sinds 1995 in de verzekeringswereld en houdt zich sinds 2016 bezig met procesverbetering binnen de branche. Hij werkt sinds 2020 als Specialist Optimalisatie & Innovatie/Blackbelt bij Schouten Zekerheid.
Kies voor écht onafhankelijk IT-advies
Bij BCE doorbreken we de traditionele denkpatronen. Als onafhankelijke adviseurs zitten we niet vast aan bepaalde leveranciers of oplossingen. We durven kritische vragen te stellen en verkennen ook de minder voor de hand liggende opties. Zo ontdek je wat écht het beste werkt voor jouw organisatie.
Wat dat oplevert voor jullie organisatie?
Je ontdekt verrassende opties
Wij kunnen kritische vragen stellen zonder onszelf in onze vingers te snijden. Door alle opties mee te nemen, is de kans veel groter dat je bij de beste uitkomt. En die is vaak verrassend anders dan je vooraf dacht.
Je vindt een leverancier die bij je past
Niet alleen de IT-oplossing moet een match zijn, ook de IT-leverancier moet goed bij je passen. Als onafhankelijke IT-adviseurs kijken we objectief en nemen van alles mee: van bedrijfscultuur tot organisatiegrootte tot praktische zaken als reisafstand.
Je krijgt maximale waarde voor je geld
Wij verdienen niets aan de oplossing die we adviseren. Daardoor krijg je een advies dat goed is voor jouw portemonnee, niet voor die van ons. We helpen je om precies dat te kiezen wat je nodig hebt - niet meer en niet minder.
Meer weten?
Lees een van onze blogs. Of neem een kijkje bij onze webinars & talks.
Gratis IT-advies gesprek
Een uur sparren met een onafhankelijke Business/IT Consultant
Voor wie is dit gesprek bedoeld?
Wat kun je verwachten?
Voor ambitieuze, middelgrote organisaties die:
-
Hun IT naar een hoger niveau willen tillen
-
Worstelen met het maken van de juiste IT-keuzes
-
Meer rendement uit hun IT-investeringen willen halen
-
Een uur vrijblijvend sparren over jouw IT-ambities
-
Een frisse blik van een onafhankelijke expert
-
Analyse van je huidige situatie
-
Concrete handvatten om verder te komen
-
Direct toepasbaar advies op hoofdlijnen