Toen Carrien 2,5 jaar geleden bij Visavi aan de slag ging, stond de organisatie op een punt van ‘herijken'. Er waren wat wisselingen van de wacht geweest en de neuzen moesten weer dezelfde kant op komen te staan. Er ontstonden waardevolle gesprekken en discussies waarin helder werd wat de wens voor de toekomst was. Hier kwam duidelijk uit naar voren dat zij graag een groter deel van de MBO-markt willen bedienen met hun lesmateriaal. Visavi kent deze markt inmiddels erg goed en ze bieden echt toegevoegde waarde met hun lesmethode en passie voor het vak. Om deze groei te kunnen realiseren is het nodig om een goed fundament te hebben staan als organisatie. En zo kwamen ze al snel uit bij vragen als: hoe lopen onze processen? Met welke applicaties werken we? En worden de collega’s goed ondersteund door deze manier van werken?
Om als organisatie een professionaliseringsslag te kunnen maken op het gebied van procesverbetering met IT, is er in de periode daarvoor hard gewerkt om hier ruimte voor vrij te maken. Dit betekent dat het lesmateriaal in zijn geheel is vernieuwd (dat gebeurt elke 4 jaar). Terwijl dit proces nog in volle gang was, zijn zij ook alvast van start gegaan met deze professionaliseringsslag.
De beste leverancier kwam uit onverwachte richting
De eerste belangrijke stap voor Visavi was heel concreet: het vinden van een nieuwe fulfilmentpartij (een organisatie die de opslag, het voorraadbeheer en de logistiek van de lesboeken op zich neemt). Het contract bij de huidige partij liep af en zij hadden inmiddels een wensenlijstje met processen die zij anders wilden inrichten. Bij de huidige partij werd alles bijvoorbeeld nog handmatig gedaan, zo ook het opvragen van de voorraad per mail. Bij de nieuwe partij willen zij de voorraad altijd realtime kunnen zien. Omdat er binnen Visavi wat wisselingen van de wacht waren geweest, kreeg Carrien voorraadbeheer en logistiek onder haar vleugels. Erg leuk en interessant, maar ook wel een spannend proces, omdat dit voor haar volledig nieuw was. Daarnaast zat zij met een volle agenda omdat zij in de afrondende fase zat van het ontwikkelen van de lesmethodes voor de komende jaren. De interim-directeur Frank Meijerhof heeft toen BCE in de arm genomen om het leverancier selectietraject te begeleiden met hun gedegen stappenplan en onafhankelijke blik.
Met BCE was er een kennismakingsgesprek om vervolgens snel van start te gaan met de leverancierselectie voor de fulfilment partij. Carrien: “Ik merkte direct dat ik goede handen was. BCE stelt de juiste vragen en wil onze situatie echt begrijpen. Ze kijken niet alleen naar hoe de processen lopen maar willen ook weten wie wij als organisatie zijn en wat voor ons belangrijk is in een samenwerking met een partij. Daarnaast is de onafhankelijke positie van BCE in de markt een prettig gegeven. Ze kijken echt naar de beste partij voor ons.”
BCE heeft een overzicht gemaakt van de huidige en de gewenste situatie van het bestelproces. Hierbij komen vragen naar voren als: ‘op welke manieren kan er besteld worden?’ ‘Via welke applicaties wordt dit gedaan?’ ‘Hoelang mag het duren voordat het lesboek bezorgd wordt?’ ‘Wat zijn hierbij belangrijke eisen?’ Een van de belangrijke eisen die zij hadden lag niet zozeer op de snelheid maar op de kwaliteit van de levering. Komen onze kostbare boeken helemaal gaaf aan bij de klant? Daarnaast wilden zij de voorraad altijd in real time kunnen zien. In eerste instantie heeft Carrien een aantal kennismakingsgesprekken met potentiële leveranciers gevoerd. Met de selectie die hier uitkwam heeft BCE vervolgens de lead genomen in de vervolggesprekken, met een duidelijke requirement-lijst in handen. Hierbij sloten Carrien en een collega aan.
Uit de gesprekken met leveranciers kwam uiteindelijk een grotere partij als beste keuze naar voren. Hoewel ze als kleine organisatie verwachtten beter aan te sluiten bij een kleinere partij, zijn ze erg tevreden met de keuze. Erg goed dus, om ook buiten je ‘scope’ te kijken naar meerdere partijen.
Carrien Brinkman
Voormalig sales- en productmanager
"We hebben de tijd genomen om alle (technische) wensen helder te krijgen. BCE volgt een gedegen stappenplan, waardoor niets over het hoofd gezien wordt.
Achteraf gezien was dat enorm waardevol om de juiste keuze te kunnen maken."
Onzichtbare transitie: efficiënter proces en tevreden klanten
Omdat Carriens agenda behoorlijk vol zat, heeft BCE het voortouw genomen voor de implementatiefase. Van het overhevelen van de voorraad tot zorgen dat het hele bestelproces goed loopt met de webshop. Daarnaast is in kaart gebracht welke partijen te maken hebben met de nieuwe leverancier. Er zijn gesprekken gevoerd, testscenario’s gemaakt en er is getest of alles naar behoren werkt. Wekelijks werd er een projectoverleg van een half uur ingepland door BCE met een lijst focuspunten en vragen, waarbij zonodig een afdeling werd aangehaakt vanuit Visavi. Hieruit kwamen heldere actiepunten waarmee iedereen aan de slag kon.
Nu staat alles in 1 voorraadsysteem bij de nieuwe partij, de voorraad is altijd realtime inzichtelijk en alle processen en routes om te bestellen (direct of via een distributeur) zijn inzichtelijk gemaakt.
Toen alles geïmplementeerd en getest was en goed bleek te werken, dacht Carrien dat de samenwerking met BCE ten einde liep. Maar wat juist heel fijn was, was dat er nog een nazorgperiode is geweest om te monitoren of alles naar behoren liep. Ook zijn er een aantal procesbeschrijvingen gemaakt door BCE, die zij er nog regelmatig bij pakken. Carrien: “En het allermooiste van dit hele proces is dat de klant er niets van heeft gemerkt, er staat alleen een andere afzender op de doos.”
Wat is jullie grote IT-vraag?
Een grote IT-vraag is vaak een grote organisatie vraag. Onze onafhankelijke Business/IT Consultants kijken met frisse ogen naar de situatie en stellen de juiste vragen. Zo komen we tot verassende oplossingen. We gaan graag eens vrijblijvend in gesprek met jullie! Lees meer over wie we zijn en wat we doen op onze 'grote IT-vragen' pagina of neem contact met ons op!
Carrien Brinkman
Voormalig sales- en productmanager
"Vanaf het eerste gesprek met BCE voelde ik: we zijn in goede handen. Hun wekelijkse stappenplan was briljant bij mijn volle agenda. We wisten wat we wilden, maar niet hoe.
BCE's kracht ligt in het uitstippelen én samen bewandelen van dat pad. Zeer waardevol."
Een stevig IT-fundament voor de toekomst
Door het pad van bestellen tot bezorgen in kaart te brengen, zijn ze zich meer gaan beseffen dat ze de kennis van IT en de applicaties die zij gebruiken niet altijd in huis hebben of dat ze deze niet efficiënt gebruiken. Voor de salesmedewerkers kost het nu bijvoorbeeld 15 clicks om een klantregistratie in te voeren.
Om IT echt ondersteunend voor collega’s te laten werken, worden daarom nu alle applicaties, systemen en processen in kaart gebracht, om vervolgens te kijken waar een professionaliseringsslag gemaakt kan worden. Aan BCE is gevraagd om dit op te pakken.
Carrien: “Ik had het idee dat we nu misschien wel alle applicaties uit het raam konden gooien om ‘schoon’ opnieuw te kunnen beginnen :-). Maar zo staat BCE er niet in, en dat is natuurlijk heel goed. Zij hebben geen frustraties met de huidige applicaties en kunnen alles netraal, onafhankelijk en nuchter overzien. Misschien is er wel een nieuwe update van een systeem, of zijn er functionaliteiten die nu niet gebruikt worden.”
Met het overzicht van het IT-landschap in handen, wordt er vervolgens gekeken waar de grootste zorg en/of vraag ligt, om zo te bepalen waar als eerst mee van start gegaan wordt. Carrien: “Als het fundament stabiel genoeg staat, is het de bedoeling om leerboeken te gaan maken voor meerdere opleidingen en/of sectoren, met een hele duidelijke Visavi-stempel qua methode. Dat is een proces waar ik echt heel erg veel zin in heb!”
Over Visavi
Visavi is een educatieve uitgever en examenleverancier voor de sector uiterlijke verzorging binnen het MBO. Zij bestaan inmiddels 10 jaar en hebben eigen lesmethodes en examens ontwikkeld. Ze staan in nauw contact met docenten, studenten en specialisten om het lesmateriaal altijd up-to-date aan te kunnen bieden, rekening houdend met de ontwikkelingen binnen de markt. Kwalitatief uitstekende producten maken en docenten op weg helpen om dit materiaal zo goed mogelijk te kunnen aanbieden, is hun grote passie.
Over Carrien Brinkman
Carrien is van oorsprong docent Nederlands en heeft een aantal jaar bij Visavi gewerkt als Sales- en productmanager. Zij initieerde en coördineerde de ontwikkeling van het lesmateriaal bij Visavi en zorgde ervoor dat het voldeed aan alle eindtermen van de opleidingen. Daarnaast was zij verantwoordelijk voor het logistieke proces van de lesboeken.
Kies voor écht onafhankelijk IT-advies
Bij BCE doorbreken we de traditionele denkpatronen. Als onafhankelijke adviseurs zitten we niet vast aan bepaalde leveranciers of oplossingen. We durven kritische vragen te stellen en verkennen ook de minder voor de hand liggende opties. Zo ontdek je wat écht het beste werkt voor jouw organisatie.
Wat dat oplevert voor jullie organisatie?
Je ontdekt verrassende opties
Wij kunnen kritische vragen stellen zonder onszelf in onze vingers te snijden. Door alle opties mee te nemen, is de kans veel groter dat je bij de beste uitkomt. En die is vaak verrassend anders dan je vooraf dacht.
Je vindt een leverancier die bij je past
Niet alleen de IT-oplossing moet een match zijn, ook de IT-leverancier moet goed bij je passen. Als onafhankelijke IT-adviseurs kijken we objectief en nemen van alles mee: van bedrijfscultuur tot organisatiegrootte tot praktische zaken als reisafstand.
Je krijgt maximale waarde voor je geld
Wij verdienen niets aan de oplossing die we adviseren. Daardoor krijg je een advies dat goed is voor jouw portemonnee, niet voor die van ons. We helpen je om precies dat te kiezen wat je nodig hebt - niet meer en niet minder.
Meer weten?
Lees een van onze blogs. Of neem een kijkje bij onze webinars & talks.
Gratis IT-advies gesprek
Een uur sparren met een onafhankelijke Business/IT Consultant
Voor wie is dit gesprek bedoeld?
Wat kun je verwachten?
Voor ambitieuze, middelgrote organisaties die:
-
Hun IT naar een hoger niveau willen tillen
-
Worstelen met het maken van de juiste IT-keuzes
-
Meer rendement uit hun IT-investeringen willen halen
-
Een uur vrijblijvend sparren over jouw IT-ambities
-
Een frisse blik van een onafhankelijke expert
-
Analyse van je huidige situatie
-
Concrete handvatten om verder te komen
-
Direct toepasbaar advies op hoofdlijnen