Het kan dus wel: Business/ICT-alignment

Organisaties zijn inmiddels zo gewend aan het gebruiken van ICT dat, in onze beleving, ICT ons al eeuwen optimaal ondersteunt en dat we wel zo’n beetje weten hoe het werkt. Het verbaast en irriteert het management van organisaties dan ook dat men aan de directietafel te vaak geconfronteerd wordt met forse kostenoverschrijdingen op ICT-projecten en met complexe verhalen over de mogelijkheden, maar vooral onmogelijkheden, om snel in te spelen op wensen vanuit de markt of de organisatie. Aan deze directietafels zit ik regelmatig. Ik krijg dan te horen dat ICT te duur is, te weinig brengt en dat projecten met een grote ICT-component altijd te lang duren en meer kosten dan gepland. Daarnaast worden ook de strategische kansen op het bereiken van concurrentievoordeel door innovatieve ICT-toepassingen vaak onvoldoende herkend en benut.

Diezelfde directies zien en horen allerlei technologische hoogstandjes als slimme meters en zelfrijdende auto’s en over de successen van relatief nieuwe bedrijven als Uber, Google en Whatsapp. Dat helpt niet echt om de irritatie te verminderen! Maar blijkbaar is het dus wel mogelijk om ICT succesvol in te zetten? Ik begin dan voorzichtig te vertellen dat ICT als vakgebied nog relatief jong is en dat het management continu op zoek is naar een manier om hier op een steeds professioneler en volwassener manier mee om te gaan.

Ja ik durf: “onvolwassen en relatief nieuw”: we hebben er bijvoorbeeld honderden jaren over gedaan om boten te optimaliseren, auto’s te laten rijden en ICT zou nu ineens na enkele tientallen jaren professioneel gebruikt moeten worden? Toch is het noodzakelijk om effectiever met de mogelijkheden van ICT om te gaan. Ten eerste neemt de snelheid waarmee markten zich bewegen en veranderen steeds meer toe. Ten tweede is ICT inmiddels voor het overgrote deel van de organisaties een belangrijk en integraal onderdeel van de bedrijfsvoering geworden. Het is dan ook voor organisaties van groot belang de ICT-mogelijkheden voor de organisatie bewust in te zetten. Dit is noodzakelijk om te komen tot optimale integratie van processen en ICT-ondersteuning. Dit wordt ook wel de ‘alignment’ tussen business en ICT genoemd. Een van onze specialiteiten.

Om hier concreet invulling aan te geven is het zinvol samen na te denken over de diverse thema’s, zoals: innovatief vermogen, financieel management, project- en portfoliomanagement, procesoptimalisatie, governance en communicatie, cultuur, IT-capabilities en IT-architectuur. Uiteraard zijn de genoemde thema’s niet los van elkaar te zien. Een belangrijk uitgangspunt is de aansluiting tussen de bedrijfsstrategie en de ICT-ondersteuning en de samenhang tussen processen, organisatie en systemen.

Om de Business en ICT-alignment inzichtelijk en bespreekbaar te maken, gebruik ik meestal het volwassenheidsmodel. In dit model worden diverse fasen van volwassenheid van het ICT-werkveld beschreven:

• Initieel/ad-hoc: er is weinig formeel vastgelegd of geregeld.

• Functionele focus: er wordt gedacht vanuit de functionele werkgebieden binnen het primaire proces en de ondersteunende diensten.

• Samenwerkingsfocus: er wordt bewust en gestructureerd samengewerkt.

• Integratie business en ICT: er wordt gestuurd en gewerkt vanuit een integrale visie op de business en de rol van ICT daarin.

• Innovatieve focus: afhankelijk van het vraagstuk wordt de samenwerking tussen de business en ICT ingevuld.

Het wordt pas spannend als je samen met het management de thema’s tegen de fasen van volwassenheid gaat afzetten. Waar sta je als organisatie, waar moet je staan en en hoe kom je daar dan?

Uit alle discussies die ik op dit gebied heb gevoerd is gebleken dat het management vaak geen goed beeld heeft van hoe volwassen ze omgaan met ICT, wat de gevolgen daarvan zijn en wat hieraan zou moeten gebeuren. Dit inzicht legt een stevig fundament voor de volgende stap in het optimaler omgaan met de mogelijkheden en onmogelijkheden van ICT.

Nogmaals: niet zo vreemd als je weet dat we pas enkele tientallen jaren serieus gebruik maken van ICT en de ontwikkelingen juist heel snel gaan. Dit rechtvaardigt een moment van bezinning en daarna een plan van aanpak. Vanuit BCE vinden we het waardevol en zelfs leuk deze processen te begeleiden.

Ach: iedereen zijn eigen voorkeuren zullen we maar zeggen…..