Als reactie op een week lang onderzoek in een organisatie kun je dit opvatten als een diskwalificatie: niks nieuws gevonden. En het is bovendien niet meer dan logisch, want alles wat we hebben gevonden heb je ons zelf verteld of laten zien. Hoe kan het dan dat zo’n onderzoek, meestal ‘scan’ genoemd, vaak het startschot is voor een heel veranderprogramma? Waarin schuilt de magie?
Nu ik deze maand aan de tiende scan in een jaar tijd begin, is het tijd om dit eens te ontleden.
Goed bezig
De organisaties waar wij komen zijn niet op sterven na dood. Ze doen veel dingen goed en willen nog beter worden. Daarom vragen ze ons ook. Voor ons is het essentieel om te snappen waarom een organisatie tot nu toe succes heeft. Wat maakt deze club bijzonder? Waarom kopen klanten hier en waarom willen de mensen hier werken? Dat koppelen we terug in onze scans en geven we waardering. Dat vormt ook de basis van ons advies om nog beter te worden. Excellent maken waar je al goed in bent.
Je bent je eigen maatstaf
Wanneer ben je goed georganiseerd? Dat hangt er vanaf wat je wilt bereiken. We kijken bij een scan naar doelstellingen en strategie, naar mensen en processen, naar IT en andere hulpmiddelen. Dan leggen we alle componenten naast elkaar en bespreken: als je dit wil bereiken met je organisatie, ben je dan goed ingericht? Heb je de juiste vaardigheden in huis? Stuur je op de goede dingen? Zet je IT goed in? Naar die onderlinge samenhang kijken levert altijd inzichten op. Inzicht in wat niet goed past en meestal ook al het eerste idee van hoe het wel zou kunnen passen.
Niet weten wat je weet
Je weet vaak niet wat je zou kunnen weten. Omdat je went aan hoe het werkt in je organisatie. Omdat je op een gegeven moment niet meer ziet dat een proces niet handig is ingericht. Omdat je je niet realiseert dat het ook anders kan. Een optelsom van bekende feiten leidt in je hoofd zelden tot een automatische analyse. Dan heb je iemand anders nodig die je vertelt wat je eigenlijk wel weet. Die rol spelen wij graag!
Hoe doen anderen het
Als je in vijf organisaties naar bepaalde processen hebt gekeken, dan kun je in de zesde vaak snel de bijzonderheden eruit te vissen. Alleen zijn organisaties altijd verschillend en kun je oplossingen niet zomaar kopiëren. Het leren van andere organisaties blijkt een vak te zijn. Een vak waarbij je het DNA moet kunnen lezen, de ondernemer begrijpen en de unieke kracht onderkennen. En daaraan je kennis en ervaring vanuit andere organisaties in de branche toevoegen. Een vakman word je pas met flink wat ervaring. Misschien dat we daarom steeds vaker gevraagd worden.
Op pad
Voor verandering en beweging is vaak een extra zetje nodig. Het is risico nemen, het onbekende aangaan en rekenen op een goede uitkomst. Als adviseur in het MT het gesprek aangaan over nieuwe plannen is een van de leukste onderdelen van de scan. Het besef zien groeien van de situatie waar je in zit en welke concrete acties je kunt ondernemen. En dan samen zin krijgen in het zetten van die stappen: “Nu weet ik wat ik moet doen!” Mee mogen lopen om die nieuwe stappen te zetten is het mooiste compliment na een scan.
De onttovering van de wereld is weer een stapje verder, nu ook de scan is ontleed. Maar ik heb wel weer zin in de tiende scan. Weer een nieuwe organisatie, weer nieuwe mensen, ingewikkelde puzzels en creatief nadenken over oplossingen.
Laat de magie beginnen!