De titel van deze blog lijkt een open deur maar is dat wel zo? Het is lastiger dan je denk om dit toe te passen in je eigen dagelijkse werk. Zeker omdat je zelf deel van het proces bent en dingen altijd al zo gaan binnen de afdeling en het bedrijf. Voor het gemak nemen we een ander bedrijf als voorbeeld, een houtzagerij. Een houtzagerij zaagt bomen tot planken, meer resultaat betekent meer bomen tot planken verzagen. Net als in elke organisatie kan je het best een tijd volhouden om meer en/of harder bomen te zagen om meer resultaat te behalen als houtzagerij. Als er meer bomen gezaagd worden dan gaan er meer bomen door het proces en betekent het ook dat de andere afdelingen van de houtzagerij meer werk hebben. Tot een bepaald niveau kan dit met de huidige bezetting van de houtzagerij, maar wat als er meer mensen aan worden genomen om het bos in te gaan en bomen te zagen? Kunnen alle afdelingen meer bomen verwerken op dezelfde manier? Zijn er afdelingen die efficiënter kunnen werken met meer bomen, bijvoorbeeld omdat de vrachtwagens die naar de winkel rijden nu volledig gevuld kunnen worden? Of de financiële afdeling, die dezelfde aantallen facturen stuurt maar met meer verkochte planken per klant? Of zijn de machines die bomen verzagen tot planken al volledig bezet en neemt de voorraad gezaagde bomen alleen maar toe? Het besluit om meer bomen te zagen kan voor elke afdeling binnen een organisatie daarom een andere betekenis hebben. Begrijpen welke processen er lopen binnen de organisatie, afstemmen met de afdelingen in de keten en mogelijk processen of afspraken aanpassen is de enige manier om harder werken ook tot meer resultaat te laten leiden.
Degene die het bos in gaan hebben de opdracht om meer bomen te zagen, daar wordt deze afdeling op gestuurd. Er zijn verschillende manieren om dit resultaat te bereiken, de chef vult dit in met de opdracht: we gaan harder zagen, dan kunnen we meer bomen leveren! Dit gaat een tijd goed totdat er medewerkers zijn die geen lunchpauze meer nemen, overwerken en uiteindelijk niet meer naar de WC gaan. Zoals je begrijpt worden de mensen die het bos in moeten om te zagen niet gemotiveerder om meer bomen te zagen op deze manier. De chef huurt tijdelijk (dure) extra medewerkers in om toch het aantal bomen te kunnen blijven leveren waar hij op wordt afgerekend. Het wordt steeds moeilijker om de vicieuze cirkel van minder werkplezier, extern inhuur en toch resultaat halen te doorbreken. Op zijn tijd is het heel goed om even stapje terug te doen en naar je eigen proces te kijken met de vraag: waarom maken wij deze keuzes in het proces en kunnen wij misschien met andere oplossingen komen? Bijvoorbeeld door tijd vrij te maken om de zaag te scherpen kunnen medewerkers met minder moeite meer bomen zagen, dit is een investering maar die betaalt zich terug. Kunnen wij misschien bomen zagen die meer hout opleveren waardoor we niet meer bomen zagen maar andere bomen? Kunnen wij misschien de logistiek tussen de te zagen bomen verkleinen of optimaliseren zodat we meer tijd aan primaire werkzaamheden kunnen besteden en minder tijd aan randzaken? Dit is makkelijker gezegd dan gedaan maar is zeker de investering (van tijd) waard om voor de lange termijn slimmer te kunnen werken. Net als bij de houtzagerij neemt bij veel organisaties de hoeveelheid werk van administratieve taken alleen maar toe. Taken die per dag veel tijd kosten, moeten gebeuren en waar de medewerkers eigenlijk niet enthousiast van worden. Een mooie oplossing die past in de categorie de zaag scherpen´ is Robotic Process Automation (RPA). Voor de zorg denk aan de Portero-Robot, een robot die 100% foutloos in enkele minuten zorgt voor een beter declaratieproces terwijl de medewerker tijd krijgt voor andere werkzaamheden. Voor verzekeraar denk aan verwerking van mutaties en naverrekeningen in de administratie (portals), een omvangrijke klus die een robot 100% foutloos en 24/7 uitvoert zodat de gegevens altijd up-to-date zijn. Twee voorbeelden waar RPA de medewerkers en organisatie in staat stelt om meer resultaat te behalen door slimmer te werken en niet per se harder. Mocht je na het lezen van bovenstaande denken maar wat betekent dat voor mijn organisatie? Vervang dan eens de woorden ¨bos¨, ¨bomen¨, ¨zagen¨, ¨planken¨ en ¨houtzagerij¨ voor je eigen organisatiekenmerken en kijk of dit jou ook ideeën geeft om slimmer te werken in plaats van harder te werken.