IT-oplossing kiezen?
26 waardevolle inzichten over softwareselectie
E-BOOK 'DE SPIEKBRIEF VAN SELECTIEGOEROES'
Softwareselectie raakt de hele organisatie en als het misgaat staan betrouwbaarheid en continuïteit onder druk. Leer van onze ervaring en maak een succes van jullie selectietraject. Spieken mag vandaag, gebruik BCE's inzichten!
INZICHT 1
De supersonische tunnel
Als je één oplossing hebt gezien, is dat nog niet dé oplossing. Toch is de verleiding groot om niet verder te kijken, zeker na een goed verkoopverhaal. Gun jezelf de ruimte om niet direct in te stappen. Een selectieproces is een drieluik: eerst kies je oplossingsrichting, dan kies je oplossing, dan kies je partner. Dus wel in die volgorde…
Een retailklant ontmoette op een beurs een sympathieke leverancier. Na wat gesprekken en een demo zaten ze in een offertetraject – en hadden ongemerkt alle drie de keuzes tegelijk gemaakt.
INZICHT 2
De RFI/RFP-schijnwereld
Een theoretisch perfect selectieproces leidt tot indrukwekkende documenten - zoals scorelijsten en plannen - en zorgt tegelijkertijd voor de risicovolle illusie dat het daarom wel zal deugen (en een
succes zal worden).
Don't get fooled by the iceberg. Een selectietraject lijkt rationeel met alle juiste stappen en documenten. Toch spelen voorkeuren, emoties en beïnvloeding een grotere rol dan we willen. Je kent ze wel: "Ik hoop dat het X wordt" – en wat denk je? Het wordt X. Wees alert op je eigen bias.
INZICHT 3
De liefde voor ‘underdogs’
Vrolijk een selectie op door niet alleen ‘the usual suspects’ op een specifiek terrein (CRM, ERP, RPA, ECD, etc.) op de lijst te zetten. Veel nieuwe(re) toetreders hebben een boeiende visie en het lef om het tegen de marktleiders op te nemen. Deze spelers kunnen inspiratie en ideeën brengen die je bij de usual suspects niet krijgt.
Het begint met een cruciale vraag: “Wil ik wel worden verrast?” Als je dat niet wilt, of niet kunt vanwege beperkingen in verandervermogen, architectuur, IT-staf of anderszins: blijf op de gebaande paden!
INZICHT 4
De SaaS-misvatting
Leveranciers bieden steeds vaker hun oplossing als SaaS aan. Kijk bijvoorbeeld naar oplossingen voor ECD, ERP en CRM. Dat is fijn: geen beheerzorgen en altijd de laatste functionaliteiten. Ga alleen wel na of leveranciers de beheerregels van het spel toepassen, want softwareleveranciers zijn niet automatisch beheerexperts.
Zijn er ISO 27001 en/of NEN7510-certificeringen op beveiliging? Zijn er continuïteitsvoorzieningen voor faillissement en overname, is data geo-redundant veiliggesteld? Niet zelden is de hosting en het beheer door de softwareleverancier uitbesteed. Vraag de leverancier daarom o.a. naar de continuïteit: wat als je failliet gaat of je wordt overgenomen? Zijn er voldoende afspraken om de omgeving weer in de lucht te krijgen met data en al?
INZICHT 5
De honger van Big Tech
Waarom zou je nog een puntoplossing selecteren? Als je Azure, AWS of een ander platform in huis hebt, kun je negen van de tien dingen zelf invullen.
Best of breed of best of suite? Het is een dilemma dat al meegaat zolang BCE bestaat (2002) 😉. Kies je voor de beste individuele oplossing of omarm je een platform-gedachte, waarbij de individuele componenten niet langer apart worden geselecteerd? Voor beide valt wat te zeggen, maar best of suite is met een grote opmars bezig.
Concreet voorbeeld: we waren op zoek naar een goede RPA-oplossing. Het vooruitzicht was een langlopend selectietraject of de oplossing kiezen die in Azure voorhanden was. In het laatste geval konden we binnen een paar weken operationeel zijn, zonder gedoe met inkoop en juristen.
INZICHT 6
De kopen-vs-maken drogreden
De tijd dat software een kwestie was van 'kopen' (en vervolgens beperkingen tolereren) of 'maken' is voorbij. Ontwikkelingen als prescriptive low-code, application composition en composable ERP combineren de kracht van standaard- en maatwerksoftware.
Dit nieuwe model levert krachtige standaardcomponenten, maar biedt ook alle ruimte om daarvan af te wijken. Daarmee leg je wel een deel van de keuzes bij jezelf, in plaats van voor alles naar een leverancier te kunnen wijzen. Dat kan spannend worden! Vanuit BCE zijn we hier heel enthousiast over. Wanneer een organisatie zich echt kan differentiëren met software, nemen wij daarom steeds vaker disruptieve oplossingen mee. Echt een aanrader; laat je verrassen!
INZICHT 7
De kalmeringsmiddelen
Voor iemand met een hamer ziet elk probleem eruit als een spijker. Beste IT’er: niet elke behoefte in de business vraagt om een IT-oplossing.
Als een proces niet lekker loopt of er is een nieuwe wens, dan wordt er al snel naar IT gekeken. En het is waar, bijna geen verandering is meer mogelijk zonder dat IT een rol heeft, in welke sector je ook werkt. Maar voordat je naar IT kijkt, kun je beter eerst nog wat dieper inzoomen op de business. Want zonder goede vraag, krijg je geen goede oplossing, zelfs niet met de beste IT.
Enige jaren geleden werden we gebeld door een organisatie met een grote serviceafdeling. De productiviteit bleef achter en de verouderde IT kreeg de schuld. Na implementatie van een moderne IT-oplossing bleef de gewenste productiviteitswinst uit. De echte boosdoener? Een KPI om een bepaald aantal tickets per dag af te wikkelen. Die norm was te laag en bepaalde voor veel collega's (1) hoe hard en (2) hoe lang ze op en dag werkten.
INZICHT 8
De overschatte ‘of’-vraag
Vragen 'of' een oplossing iets kan, levert verrassend weinig op. Iedere auto heeft stoelen en iedere auto kan sturen. De crux zit in hoe lekker de stoelen zitten en hoe soepel de auto stuurt. Zo is het ook met software. Alles kan, dus een leverancier vragen of 'iets' kan leidt bijna altijd tot "ja". Niemand wil zich op voorhand diskwalificeren. Het echte verschil zit in het 'hoe'.
Bij een recente selectie van een documentmanagement-applicatie pakten we het anders aan. We stelden functionele eisen op, waarbij leveranciers niet simpelweg ja of nee konden antwoorden. Zij konden kiezen uit: 'standaard functionaliteit', 'te configureren' of 'maartwerk'. Dat gaf direct goede gespreksstof bij de presentatie van de oplossing.
INZICHT 9
De eerlijke spiegel
Vraag de leverancier eens heel direct wat de drie nieuwste klantorganisaties als grootste zwakheden van de oplossing zagen na go-live. Geen antwoord? Een verontrustend maar kristalhelder signaal...
Het maakt namelijk nogal uit wie de leverancier aan tafel zet als gesprekspartner. Heeft die persoon het product ooit zelf gebruikt? Weet hij waar klanten tegenaan lopen? Je kunt je bij een presentatie heel veel laten wijsmaken. Maar als je een echte kenner voor je hebt, kan diegene ook vertellen waarvoor je het product níét moet gebruiken en wat de risico's zijn bij een implementatie.
Bij de selectie van een IT-partner voor kantoorautomatisering in de zorg zat laatst iemand die alles kon toelichten met tal van voorbeelden. Doorvragen leverde gedetailleerde antwoorden op. En deze persoon was ook nog eens betrokken bij de implementatie. Dát is wat je nodig hebt.
INZICHT 10
De geforceerde keuzedeadline
Het kiezen van nieuwe software is een belangrijke langetermijnbeslissing. Het is een van de weinige stappen in een IT-traject waar strak sturen op een deadline — "we moeten nu kiezen!" — juist geen goed idee is.
Waarom een gedegen selectietraject tussen de 6-12 weken duurt? Bij een recente selectie voor een communicatieplatform zag dat er zo uit: eerst goed bedenken wat je wilt, intern afstemmen met alle betrokkenen, meerdere leveranciers betrekken (want keuze uit één is geen keuze), uitgebreide aanbiedingen beoordelen, iedereen op één lijn krijgen, een referentiebezoek doen en de kleine lettertjes doorpluizen.
De gewetensvraag is: wat hiervan zou je laten schieten om de deal eerder rond te krijgen? Het levert je vooral risico's op — verlies aan kwaliteit, hogere kosten, meer doorlooptijd en een teleurgestelde gebruikersorganisatie.
INZICHT 11
De mistige technologiewereld
De IT-wereld beweegt razendsnel. Nieuwe productversies. Nieuwe toetreders. Nieuwe onderliggende technologieën. Wat je ook doet en wie je ook adviseert: niemand heeft 'het overzicht' of 'de wijsheid'. De perfecte keuze bestaat niet.
Hier ligt een gevaarlijk patroon op de loer dat ervoor zorgt dat er geen einde komt aan analyseren, inventariseren, gesprekken voeren, enzovoort. Wanneer het punt van 'dit is goed genoeg' bereikt is? Een oplossing en leverancier vinden waar je echt ontzettend veel zin in hebt om mee aan de slag te gaan, is al een alleraardigste indicator.
Een voorbeeld uit de praktijk: voor een verzekeraar zochten we een tool die documenten kon interpreteren. Tegen de tijd dat de selectie klaar was, kwam ChatGPT in de publiciteit, met oneindige beloftes. Wachten tot het rijp is? We hebben het niet gedaan en zijn met de 'oude' specialist in zee gegaan. Hoe snel deze tool achterhaald is? Geen idee, maar we leren hard hoe we dergelijke tools kunnen inzetten.
INZICHT 12
De evolutiesnelheid
Ook bij een standaardpakket als een ECD of een ERP wil je niet alles gebruiken zoals het out-of-the-box komt. Vraag naar de time-to-market van features en wijzigingen, omdat dat een aardige indicatie geeft van hoelang je implementatie gaat duren en hoe lang je moet wachten op nieuwe wensen in de toekomst.
Er zijn drie relevante vormen van ontwikkeling die je vooraf moet inschatten:
-
Direct in het begin: de afspraken over het implementatieproject zitten in het contract, inclusief eventueel maatwerk. Hoe snel gaat dat, wat kost het en wat is de werkwijze?
-
Tijdens het gebruik: zodra de implementatie klaar is, ontstaan nieuwe wensen. Hoe goed en snel kan je potentiële leverancier daarop inspelen?
-
Autonome ontwikkeling: de leverancier verbetert het pakket, zonder dat jij erom vraagt of er speciaal voor betaalt. Belangrijke indicatoren: sluit de visie van de leverancier op de toekomst aan bij die van jou? En hoe zit het met hun 'ability to execute'?
INZICHT 13
De brutale verloop-check
Verras de leverancier met een nogal directe vraag: “Wat is het
personeelsverloop (%) binnen jullie organisatie?” Voortdurende
wisselingen van de wacht zijn namelijk een desastreuze bom onder het implementatiesucces.
Goede mensen met kennis en ervaring zijn de basis voor een goede oplossing — hoe mooi de techniek ook mag zijn. Met steeds andere mensen begin je elke keer opnieuw.
Een voorbeeld uit de praktijk: bij de selectie van een partij om een platform te bouwen met low-code technologie hadden we deze vraag niet gesteld. De lead developer was de eerste die vertrok, kort na het MVP. Een andere ervaren kracht volgde niet veel later, waarna steeds meer wisselingen volgden. Het inwerken van mensen was een voortdurende bezigheid — net als de discussies waarom bepaalde technische keuzes waren gemaakt.
INZICHT 14
De narcissus-voelspriet
Herken leveranciers die net als Narcissus verliefd op zichzelf zijn. Ze vragen weinig, maar weten desondanks zeker dat hun oplossing past — en willen je daarom dolgraag nog die ene slide of die andere casus laten zien.
Je schrikt van hoe vaak leveranciers in 'zendmodus' gaan. Ze steken vooral veel energie in het pitchen van zichzelf, in plaats van zich te verdiepen in jouw organisatie.
Een voorbeeld: recent maakten we mee dat een leverancier in een kennismakingsgesprek geen enkele vraag stelde aan de klant. Anders dan "Wat vond je van de presentatie?" In de laatste minuut van het gesprek. Leveranciers die alleen in verkoop geïnteresseerd zijn en niet in jouw belang, kun je beter buiten de deur houden.
INZICHT 15
De keerzijde van wederkerigheid
In het brein is 'jij-doet-iets-voor-mij-dus-ik-doe-iets-voor-jou' geworteld. Dit ondermijnt de objectiviteit wanneer een leverancier (on)bewust stuurt door bijvoorbeeld een ticket voor 'iets' voor jou te regelen of je spontaan aan een lead te helpen.
Selectieprocedures zijn meestal ontworpen om op een eerlijke en objectieve manier de beste oplossing en leverancier te kiezen. Dat is niet het doel van de leverancier: die wil gewoon geselecteerd worden, ook als ie niet de beste is. Een concreet voorbeeld uit onze eigen praktijk illustreert hoe subtiel dit kan werken.
Letterlijk midden in een selectietraject belt een van de leveranciers (die dus in de race zit) ons op met een leuke boodschap: "Wat zijn jullie een geweldige club, ik ga jullie introduceren bij een van onze klanten." Dat doet iets. Daar ontstaat bijna een verplichting. Deze leverancier heeft uiteindelijk ook het selectietraject gewonnen. Het wederkerigheidsprincipe? We zullen het nooit weten… 🙂
EXPLAINER VIDEO
Softwareselectie: 7 pijnlijke lessen uit de praktijk
Een mislukte softwareselectie leidt meestal tot een mislukte implementatie. Tijd weg. Geld weg. Energie weg. In het ergste geval medewerkers of klanten weg. Het gebeurt vaker dan je denkt, zelfs bij professioneel begeleide trajecten. Voorkom een slechte softwareselectie door vermijdbare fouten: bekijk deze rode draden uit de praktijk.
INZICHT 16
xx
xx
INZICHT 17
xxx
xxx
INZICHT 18
xx
xx
INZICHT 19
xxx
xxx
INZICHT 20
xx
xx
INZICHT 21
xxx
xxx
INZICHT 22
xx
xx
INZICHT 23
xxx
xxx
INZICHT 24
xx
xx
INZICHT 25
xxx
xxx
INZICHT 26
xx
xx
We geven
onafhankelijk IT-advies
Wij zijn niet verbonden aan specifieke IT-oplossingen of partnerships en zijn daardoor volledig onafhankelijk. Van ons dus geen mooie praatjes, puur omdat we er zelf aan kunnen verdienen. We kijken objectief naar de beste oplossing voor jouw ambities. Daarbij houden we een open blik en leggen we altijd meerdere opties naast elkaar. Zeldzaam in IT-land.
Zo borgen wij onze onafhankelijkheid:
1.
We maken geen financiële afspraken met leveranciers
2.
We volgen een gedegen selectieproces
3.
We doen ons onderzoek altijd zorgvuldig
4.
We creëren contrast
5.
We hebben geen bedrijfsonderdelen die onze onafhankelijkheid tegenwerken
6.
We hebben een divers team met de juiste instelling
7.
We laten onszelf challengen
Meer weten?
Neem een kijkje op onze bedrijfspagina of lees een van onze klantverhalen.
Staat jouw grote IT-vraag er niet tussen?
Bekijk onze explainer video's, waarin we antwoord geven op de grote IT-vragen van onze klanten. Of neem een kijkje bij onze FAQ'S.
Gratis IT-adviesgesprek
Een uur sparren met een onafhankelijke Business IT Consultant
Voor wie is dit gesprek bedoeld?
Wat kun je verwachten?
Voor ambitieuze, middelgrote organisaties die:
-
Hun IT naar een hoger niveau willen tillen
-
Worstelen met het maken van de juiste IT-keuzes
-
Meer rendement uit hun IT-investeringen willen halen
-
Een uur vrijblijvend sparren over jouw IT-ambities
-
Een frisse blik van een onafhankelijke expert
-
Analyse van je huidige situatie
-
Concrete handvatten om verder te komen
-
Direct toepasbaar advies op hoofdlijnen
VERTEL ONS JOUW AMBITIE
