Pakketselectie?
IT-architectuur zorgt dat je nieuwe systeem echt past
De beste IT-oplossing kiezen klinkt logisch. Toch levert dat zelden het beste geheel op. Wat vaak ontbreekt is samenhang. We laten zien wat je minimaal in je IT-architectuur op orde moet hebben voordat je een pakketselectie start. Zo kies je een systeem dat niet alleen goed is, maar ook goed past in het geheel 👇
IT-architectuur is het fundament onder je pakketselectie
Veel organisaties kennen het begrip ‘pakketselectie’ wel en hebben er zelfs al wel wat ervaring mee, bijvoorbeeld bij de keuze voor een ERP- of CRM-systeem. ‘IT-architectuur’ is een veel minder bekend begrip. Sterker nog, veel organisaties zien het als omslachtige blabla die je weghoudt van waar het echt om gaat: een werkende IT-oplossing.
Het gevolg? Organisaties kiezen vaak per vraagstuk de beste IT-oplossing, meestal op afdelingsniveau.
Onder die aanpak ligt een veelvoorkomende denkfout: als iedere IT-oplossing afzonderlijk de beste keuze is, hebben we samen het beste applicatielandschap.
Zo werkt het niet.
Hier lees je waarom dat zo is. En hoe een IT-architectuur mede bepaalt of je pakketselectie slaagt.
Met welke grote IT-vraag kunnen we jou helpen?
Vraag een gratis IT-adviesgesprek aan. Of lees meer over onze alternatieve werkvormen voor softwareselectie.
Waarom loopt een pakketselectie zonder IT-architectuur vaak mis?
Zonder IT-architectuur kan niemand aanwijzen waar het nieuwe systeem precies terechtkomt.
Wat neemt het over, wat blijft er staan, waar sluit het op aan? Zonder dat overzicht kies je op wat een IT-oplossing kan, niet op wat het in jouw applicatielandschap doet.
Denk eens aan de stad of het dorp waarin jij woont. Dat vraagt om stadsplanning: wijken, gebouwen, watervoorzieningen, energievoorzieningen, natuur, wegen, dijken. Doordachte samenhang bepaalt het succes van het geheel.
Zonder die samenhang ontstaat er een speeltuin op de verkeerde plek, is er onvoldoende energie beschikbaar in een gebied met veel bedrijvigheid of blijkt het ziekenhuis nauwelijks bereikbaar. Het is niet moeilijk om de parallel met IT (applicaties, integraties, data, infrastructuur) te zien.
Hoe merk je dat een systeem niet goed aansluit?
Om in het voorbeeld van stadsplanning te blijven: als je een doodlopende weg inrijdt, heb je dit snel in de gaten. Een systeem dat niet goed aansluit op de rest van je applicatielandschap, merk je vaak pas veel later. Dit zijn de signalen:
Dubbele data
Klantgegevens staan in meerdere systemen, en die zijn niet altijd gelijk.
Dubbele functionaliteit
Je betaalt voor systemen die deels hetzelfde werk doen.
Onnodige handelingen
Medewerkers voeren dezelfde gegevens op meerdere plekken in.
Ontbrekende rapportages
De juiste stuurinformatie komt er alleen met extra handwerk uit.
Omslachtige processen
Een eenvoudige taak loopt via meer systemen dan nodig is.
Compenserende Excel-sheets
Naast de systemen ontstaan lijstjes die opvangen wat ontbreekt.
Is een online selectiewijzer genoeg voor je pakketselectie?
Een online selectiewijzer zoals ERP-selectie.nl of NederlandsKennisCentrum.nl, overziet de samenhang in je applicatielandschap niet goed genoeg. Zo'n selectiewijzer is net zo goed als de wensen die je erin stopt. Bepaal je die zonder IT-architectuur, dan kijk je naar een deel van je applicatielandschap of zelfs naar één systeem, niet naar het geheel.
Je krijgt een keurige lijst met functionaliteiten, terwijl het succes van je keuze afhangt van de samenhang.
Kun je een pakketselectie starten als je IT-architectuur nog niet staat?
Nee, en daar zijn we stellig in. Dat betekent niet dat je eerst een complete IT-architectuur moet bouwen. Wel moet je scherp hebben wat je selectie raakt. Waar hoort deze functionaliteit bewust wel en waar bewust niet? Welk systeem is per gegevenssoort de bron? Koppel je rechtstreeks of via een laag ertussen? En welk systeem kies je eerst, wetende dat sommige keuzes latere keuzes uitsluiten?
Dat zijn geen vragen die je even invult. Het zijn keuzes die jaren meegaan, dus je maakt ze bewust en met de mensen die de gevolgen dragen. Voeg er principes aan toe, zoals 'cloud, tenzij', 'we kopen standaard en bouwen alleen wat ons onderscheidt' en 'data komt uit de bron', en je hebt beslisregels. Daarmee valt een deel van je longlist al af voordat je de eerste demo hebt gezien.
Wat moet je minimaal op orde hebben in je IT-architectuur voor je start met een pakketselectie?
Je hoeft geen complete IT-architectuur te hebben om aan een pakketselectie te beginnen. Wel heb je een vertrekpunt nodig: een overzicht van je huidige applicatielandschap. Dat overzicht maak je voordat je start met de andere stappen, die daarop voort bouwen.
Let op: deze stappen zijn het minimum wat je volgens ons vast moet leggen voordat je start met je pakketselectie. Een volledige IT-architectuur omvat veel meer, zoals hoe processen, informatie en infrastructuur samenhangen en waar je over een paar jaar wilt staan. Met deze stappen weet je in elk geval waar je op moet letten tijdens je pakketselectie.
STAP 0
Maak een (simpele) architectuurplaat van je huidige applicatielandschap
Een architectuurplaat is een tekening van je systemen en de gegevensstromen ertussen. Het hoeft geen kunstwerk te zijn: blokjes en pijlen in Excel of PowerPoint zijn genoeg. Het gaat erom dat je in één oogopslag ziet welke systemen je hebt, wat ze doen en hoe ze met elkaar verbonden zijn.
Hoe pak je het aan?
-
Zet al je systemen op een rij, ook de Excel-sheets en losse tools die ernaast draaien.
-
Teken per systeem een blok en noteer kort wat het doet.
-
Trek pijlen voor de gegevens die tussen systemen lopen, en noteer of dat automatisch gaat of met de hand.
-
Markeer welk deel van het landschap je nieuwe pakket raakt.
Wat levert het op?
Eén gedeeld beeld van waar je nu staat. Elke volgende stap werk je uit op deze plaat. Je ziet welke systemen het sterkst verweven zijn, waar functionaliteit overlapt, waar gegevens vandaan komen en welke koppelingen er al zijn. Doe je dit niet, dan baseert elke afdeling zich op haar eigen aannames.
STAP 1
Bepaal in welke volgorde je systemen kiest
Sommige keuzes sluiten latere keuzes uit. Kies je bijvoorbeeld eerst een webshop en daarna een ERP, dan kan blijken dat de webshop alleen goed koppelt met een paar ERP-pakketten. Je keuzeruimte voor het ERP is dan ineens een stuk kleiner. Bepaal daarom bewust welk systeem je eerst kiest.
Hoe pak je het aan?
-
Kijk welke systemen het sterkst met andere verweven zijn.
-
Begin bij het systeem waar de meeste andere op aansluiten, vaak het ERP.
-
Noteer per keuze welke eisen die stelt aan de systemen die daarna komen.
Wat levert het op?
Je weet welke selectie nu aan de beurt is, en welke eisen die stelt aan latere keuzes. Doe je dit niet, dan blijkt achteraf dat je eerdere keuze je volgende blokkeert.
STAP 2
Bepaal welke functionaliteit in welk systeem hoort
Functionaliteit is wat een systeem voor je doet, zoals offertes maken, voorraad bijhouden of klantcontact vastleggen. Veel pakketten kunnen meer dan je nodig hebt, en vaak overlappen ze. Je ERP en je CRM kunnen bijvoorbeeld allebei offertes maken. Leg daarom vast welk systeem welke taak uitvoert. En net zo belangrijk: welk systeem die taak bewust níet uitvoert.
Hoe pak je het aan?
-
Loop je belangrijkste processen langs, van offerte tot factuur.
-
Noteer per processtap welk systeem die taak nu uitvoert.
-
Bepaal welke taken het nieuwe pakket overneemt en welke blijven waar ze zitten.
Wat levert het op?
Een scherpe scope. Je beoordeelt pakketten op wat ze in jouw landschap moeten doen, niet op alles wat ze kunnen. Doe je dit niet, dan betaal je straks voor systemen die deels hetzelfde werk doen.
STAP 3
Wijs per gegevenssoort een bronsysteem aan
Een bronsysteem is het systeem waar bepaalde gegevens ontstaan en worden bijgehouden. Andere systemen lezen alleen mee. Een klantadres wijzig je bijvoorbeeld alleen in je CRM, en je ERP en je factuursysteem nemen die wijziging automatisch over. Zo is er altijd één plek die klopt, en weet iedereen waar hij een wijziging moet doorvoeren.
Hoe pak je het aan?
-
Maak een lijst van je belangrijkste gegevenssoorten, zoals klanten, artikelen en medewerkers.
-
Wijs per soort één bronsysteem aan.
-
Noteer welke andere systemen die gegevens gebruiken.
Wat levert het op?
Je weet of het nieuwe pakket de bron wordt of gegevens uit een ander systeem haalt. Daar stel je gerichte eisen op, en dat toets je in de demo. Doe je dit niet, dan staan klantgegevens straks bijvoorbeeld in meerdere systemen, en die zijn niet altijd gelijk.
STAP 4
Kies hoe je systemen koppelt: rechtstreeks of via een integratielaag
Een koppeling zorgt dat systemen automatisch gegevens uitwisselen. Bij een rechtstreekse koppeling praten twee systemen direct met elkaar. Dat is eenvoudig, maar met elk nieuw systeem groeit het aantal koppelingen snel. Bij een integratielaag sluit elk systeem één keer aan op een laag ertussen. Dat vraagt meer voorbereiding, maar systemen toevoegen of vervangen wordt een stuk makkelijker.
Hoe pak je het aan?
-
Breng in kaart welke koppelingen het nieuwe pakket nodig heeft.
-
Kies je koppelstrategie: rechtstreeks of via een integratielaag.
-
Vraag leveranciers hóé hun pakket koppelt, niet óf het kan.
Wat levert het op?
Je weet welke koppelmogelijkheden een pakket moet hebben, en je ziet vooraf wat er gebouwd moet worden. Doe je dit niet, dan voeren medewerkers straks dezelfde gegevens op meerdere plekken in.
STAP 5
Leg je architectuurprincipes vast
Architectuurprincipes zijn afspraken over hoe je IT-keuzes maakt. Denk aan ‘cloud, tenzij’, ‘we kopen standaard en bouwen alleen wat ons onderscheidt’ en ‘data komt uit de bron’. Ook eisen aan beveiliging en privacy (AVG) horen hierbij, zoals ‘privacy by design’ en ‘onze data blijft binnen de EU’. Een principe werkt als beslisregel: bij ‘cloud, tenzij’ valt een pakket dat alleen op eigen servers draait af, tenzij er een goede reden is.
Hoe pak je het aan?
-
Leg een handvol principes vast, samen met de mensen die de gevolgen dragen.
-
Formuleer ze zo concreet dat je een pakket er met ja of nee aan kunt toetsen.
-
Toets elk pakket op je longlist aan die principes.
Wat levert het op?
Een deel van je longlist valt al af vóór de eerste demo. Tijdens de selectie heb je objectieve criteria, waardoor discussies korter worden en afdelingen sneller op één lijn komen. En je volgende selectie volgt dezelfde regels, zodat je landschap in samenhang groeit. Doe je dit niet, dan wint al snel het pakket met de beste demo.
IT-architectuur kost je geen tijd, het scheelt je tijd
Door een IT-architectuur vast te leggen, wordt je longlist korter en worden demo's beter toetsbaar. Je weet namelijk waar je op moet letten en welke vragen je de leverancier kunt stellen. Belangrijk is niet alleen wat het pakket kan, maar ook hoe het past bij jouw processen en je andere systemen. Tijdens de implementatie kom je hierdoor voor minder verrassingen te staan. En alle afdelingen kunnen naar één architectuurplaat wijzen. Dat maakt communiceren een stuk makkelijker en scheelt misverstanden.
Conclusie?
Een sterk applicatielandschap draait om samenhang. De beste IT-oplossingen selecteren zorgt daar niet voor. Dat doet een IT-architectuur.
Meer weten?
Neem een kijkje bij onze cases. Of bekijk onze aanpak bij selectietrajecten.
Uitgelichte cases
KLANTINTERVIEW DE MANDEMAKERS GROEP
Zo koos de grootste woonretailer van Nederland een dataplatform
Veel IT-adviseurs beschrijven opties. Weinigen durven echt te adviseren. BCE doet dat laatste, met een duidelijke aanbeveling en onderbouwing. Paul Poppelaars (CFO): "Het selectietraject van BCE is verfrissend."
KLANTINTERVIEW SPECIALISTENNET
SpecialistenNet selecteert ERP en laat maatwerkportaal bouwen voor groei
Melvin Klink (Managing Director): "Een proeftuin met vier leveranciers op één dag maakte de verschillen direct zichtbaar." En de samenwerking? "BCE heeft een yes-we-can-mentaliteit: flexibel, korte lijntjes en heldere taal."
Onafhankelijk IT-advies
Wij hebben geen partnerships met leveranciers en geen eigen producten om te verkopen. Oftewel: bij ons krijg je IT-advies zonder verborgen agenda. Zeldzaam in IT-land. Alles wat wij willen? Jou de oplossing adviseren die het beste past bij jouw organisatie en ambities. Daarbij leggen we altijd meerdere opties naast elkaar - ook de verrassende alternatieven.
Dit levert onafhankelijk IT-advies op:
Je ontdekt verrassende opties
Wij kunnen kritische vragen stellen zonder onszelf in onze vingers te snijden. Door alle opties mee te nemen, is de kans veel groter dat je bij de beste uitkomt. En die is vaak verrassend anders dan je vooraf dacht.
Je vindt een leverancier die bij je past
Niet alleen de IT-oplossing moet een match zijn, ook de IT-leverancier moet goed bij je passen. Als onafhankelijke IT-adviseurs kijken we objectief en nemen van alles mee: van bedrijfscultuur tot organisatiegrootte tot praktische zaken als reisafstand.
Je krijgt maximale waarde voor je geld
Wij verdienen niets aan de oplossing die we adviseren. Daardoor krijg je een advies dat goed is voor jouw portemonnee, niet voor die van ons. We helpen je om precies dat te kiezen wat je nodig hebt - niet meer en niet minder.
Gratis IT-adviesgesprek
Een uur sparren met een onafhankelijke Business IT Consultant
Voor wie is dit gesprek bedoeld?
Wat kun je verwachten?
Voor ambitieuze, middelgrote organisaties die:
-
Hun IT naar een hoger niveau willen tillen
-
Worstelen met het maken van de juiste IT-keuzes
-
Meer rendement uit hun IT-investeringen willen halen
-
Een uur vrijblijvend sparren over jouw IT-ambities
-
Een frisse blik van een onafhankelijke expert
-
Analyse van je huidige situatie
-
Concrete handvatten om verder te komen
-
Direct toepasbaar advies op hoofdlijnen
Veelgestelde vragen
Wat is pakketselectie?
Pakketselectie is het kiezen van standaardsoftware (een pakket) die past bij je organisatie, zoals een ERP-, CRM- of HRM-systeem. Je stelt eisen op, maakt een longlist en shortlist, beoordeelt leveranciers via demo’s en sluit een contract. Het alternatief is maatwerk laten bouwen.
Wat is een applicatielandschap?
Je applicatielandschap is het geheel van alle software in je organisatie en de manier waarop die systemen samenwerken. Denk aan je ERP, CRM, HR-systeem en de koppelingen ertussen. Een nieuw pakket wordt altijd een onderdeel van dat geheel.
Hoe verhouden IT-architectuur en pakketselectie zich tot elkaar?
IT-architectuur beschrijft hoe je systemen, gegevens en processen samenhangen en waar je naartoe wilt. Een pakketselectie is het kiezen van één nieuw systeem binnen dat geheel. De architectuur bepaalt welk puzzelstukje je zoekt; de selectie vindt het stukje dat het beste past.
Wat is een doelarchitectuur?
Een doelarchitectuur beschrijft hoe je applicatielandschap er over een paar jaar uit moet zien. Samen met de huidige situatie en de route ertussen vormt het je IT-architectuur. Bij een pakketselectie zorgt de doelarchitectuur dat je niet alleen kiest voor het landschap van vandaag.
Wat is een architectuurplaat?
Een architectuurplaat is een eenvoudige tekening van je systemen en de gegevensstromen ertussen. Je ziet in één oogopslag welk systeem wat doet en waar koppelingen lopen. Je maakt hem in Excel, PowerPoint of een tekentool.
Wat is een integratielaag?
Een integratielaag is software tussen je systemen die de gegevensuitwisseling regelt. Elk systeem sluit er één keer op aan, in plaats van op elk ander systeem apart. Systemen toevoegen of vervangen wordt daardoor makkelijker. Wel betaal je extra voor licentie, inrichting en beheer.
Hoeveel IT-architectuur heb je nodig voor jouw pakketselectie?
Dat hangt af van hoeveel systemen het nieuwe pakket raakt. Vervang je een losstaande tool zonder koppelingen, zoals een planningsapp voor één team? Dan volstaat vaak een korte check op functionaliteit en principes. Kies je een ERP, dat met bijna alles verbonden is? Dan doorloop je alle vijf stappen, en loont een uitgebreidere IT-architectuur.
Wie legt de IT-architectuur vast: jijzelf, een architect of de leverancier?
Dat kan op drie manieren. Doe je het zelf, dan is het goedkoop en blijft de kennis in huis, maar het kost interne uren. Een onafhankelijke architect brengt ervaring en een frisse blik, tegen externe kosten. Een leverancier doet het snel, maar tekent de plaat vaak rond het eigen pakket.
Meer weten?
Bekijk alle veelgestelde vragen. Of bekijk de explainer video: 'Softwareselectie: 7 pijnlijke lessen uit de praktijk.'
